Dès les premières lignes écrites dans ce blog, j'expliquais que Ms Teams n'était pas le simple remplaçant de Skype For Business mais qu'il allait concentrer la révolution collaborative que procure la suite Microsoft 365. C'était en 2018. Le magasin d’application de Ms Teams était bien fourni au démarrage de Ms Teams et j'indiquais que l'adoption de Ms Teams serait d'autant plus importante que l'on ajouterait des applications au travers des onglets dans les équipes. Une mise à jour du magasin d'applications Toutes ces applications sont accessibles depuis la création d’onglet ou en cliquant sur "Applications" en bas à gauche de la fenêtre Teams. Ce magasin vient de connaitre une importante mise à jour ; le principe reste le même avec un moteur de recherche qui sert à présenter des applications que l'on peut filtrer par catégorie et secteur d’activité. L'arrivée des flux de travail Si ce billet s'appelle "Un Teams en mode... pilote automatique ?", c'est pour marquer l'arrivée de flux de travail dans Ms Teams. Dans la continuité de la fonctionnalité d'approbation qui a fait oublié le flux d'approbation de SharePoint, voilà que d'autres flux de travail vont leur apparition, mais sous la forme d'applications, présentes dans le magasin d'applications. En effet, sur la page du magasin d’applications, vous pouvez désormais trouver le bouton « Flux de travail » qui permet alors de passer en revue des flux prêts à l’emploi, que vous pouvez filtrer par catégories ; Par exemple, vous pourrez trouver les flux suivants: Notifier automatiquement un canal lorsque vous êtes absents du bureau Accueillir automatiquement des nouveaux membres d'une équipe Assigner une tâche de suivi depuis un message reçu dans Teams Créer automatiquement une tâche To Do quand un post commence par un certain mot clé Ms Teams, votre assistant de productivité, avant de vous transformer en... Power User ? Sans aller à valider que nous entrons dans le mode Pilote automate de Ms Teams, l'arrivée de ces flux matérialise l'idée que Ms Teams est votre assistant de productivité. Techniquement parlant, ces flux sont des flux Power Automate mais ils sont déployables depuis Ms Teams par de simples utilisateurs, sur le même principe que les flux d'automatisation disponibles depuis plusieurs mois depuis SharePoint. Tandis que Power Automate était, depuis des années, plutôt réservé à des spécialistes, ces flux sont des modèles pré configurés qui ne nécessitent pas de connaissance particulière sur le fonctionnement de Power Automate, véritable plaque tournante des flux d'informations sur M365. Si l'utilisation de ces flux de travail M365 constitue pour vous une découverte et que vous souhaitez approfondir le sujet, j'ai publié un livre en ce début d'année 2022 qui permet d'accompagner un "Power User" sur le chemin de l'adoption de Power Automate et des autres composants de la Power Platform.

La fonctionnalité "mentionner" avec l'utilisation du signe "@", l'arobase (nom féminin) existe dans Teams mais existait déjà depuis SharePoint 2010 Server et a fonctionné sur Online jusqu'en 2016. Cette fonctionnalité a disparu avec l'enterrement des fonctionnalités de réseau social de SharePoint au bénéfice de Yammer (voir plus bas) mais elle vient de réapparaitre dans les lists modernes de SharePoint lorsque l'on souhaite associer un commentaire à un élément. Mais, comme le titre de ce billet l'indique, je vais évoquer les 4 façons de mentionner des personnes dans Ms Teams, ce qui constitue une particularité propre à Ms Teams, au regard de Yammer et de SharePoint. Cette fonctionnalité y a fait son apparition, pour vous permettre d'envoyer et de recevoir les notifications d'activité : en effet, pour éviter que quelqu'un ne passe à côté d'un message (les personnes non mentionnées se retrouvent à devoir ouvrir les équipes et les canaux qui apparaissent en gras), n'importe quel visiteur, membre ou propriétaire ajoutant un élément de conversation ou de publication dans la cloche Activité. Il existe actuellement 4 façons de mentionner une personne (première possibilité) ou un groupe de personnes (3 autres possibilités) : Pour mentionner une personne, saisir @ suivi du nom et/ou prénom du membre de l'équipe à cibler Pour mentionner tous les membres d'une équipe, saisir @ suivi du nom de l'équipe Pour mentionner tous les membres d'un canal (privé ou standard mais standard revient à mentionner tous les membres d'une équipe...), saisir @ suivi du nom du canal Enfin, pour éviter de devoir saisir chacun des noms de certains membres d'une équipe, un propriétaire peut associer une balise de regroupement à ces membres de manière à ne mentionner que cette fraction des membres ensuite, n'importe quel contributeur du fil de publications peut mentionner ces membres en saisissant @ suivi du nom de la balise (n'oubliez pas que l'information postée reste néanmoins accessible à tous) 1. Dans l'exemple ci-dessous, depuis la page Gérer l'équipe - Membres de mon équipe, en tant que propriétaire, je peux identifier un utilisateur à l'aide d'une balise que je crée ("tapez un nom de balise") ou que je réutilise (les cases à cocher). 2. Dans un onglet Publications (d'un canal standard uniquement), je peux mentionner les membres identifiés à l'aide de la balise (dans l'exemple ci-dessous 3 utilisateurs s'étaient vu associer à la balise Sales) Pour conclure ce billet, je vais revenir sur l'utilisation de l'@robase dans Yammer et dans SharePoint. Dans une liste SharePoint, vous ne pourrez mentionner que des collègues, individuellement, et pas de groupe M365. Dans Yammer, c'est le même scénario : vous ne pourrez pas mentionner de communauté et vous ne pourrez mentionner que des collègues, individuellement. Enfin, Yammer propose la fonctionnalité de mot-dièse (#hashtag) que SharePoint proposait et qui n'est pas reprise sur Teams : c'est bien dommage car ce serait très pratique pour classer les conversations, non ? Cela tombe bien : cette demande a été prise en compte par Microsoft et va être prochainement déployée comme vous pouvez le lire par vous-même sur le fil de conversations User Voice Teams de Microsoft

Dans le dispositif de mise en place de Microsoft 365 en général et de MS Teams en particulier, j'ai généralement dû constater que l'approche "Projet" était utilisée par mes clients, que les principes de gouvernance qu'ils souhaitaient appliquer se limitaient généralement à former : Des administrateurs techniques dont la mission est de rendre opérationnel l'accès (utilisateurs, licences et permissions), Les utilisateurs Membres et les Propriétaires, la typologie d'utilisateurs que l'on retrouve sur MS Teams. Avec cette approche, sur la durée et l'échelle, l'adoption des utilisateurs n'est généralement pas au rendez-vous et les échecs sont plus courants que les succès : au cours de ma session au MWCP22, j'avais argumenté ce constat en utilisant une étude de Skyhight Network de 2016 qui relevait que seulement 2,1 % des utilisateurs de Microsoft 365 déclaraient utiliser activement SharePoint (1,2 % concernant Yammer, sur lequel je vais revenir plus bas). Cette étude datait de 2016 mais les choses n'ont pas changé avec le déploiement de Teams : on va ainsi devoir expliquer l'usage des équipes à des utilisateurs qui n'utilisent que les fonctionnalités de Chat et de réunion en ligne (les anciennes fonctionnalités de Skype for business...) et n'utilisent pas les fonctionnalités collaboratives des équipes ! La raison essentielle qui explique cette situation me parait être la faiblesse du dispositif de gouvernance fonctionnelle, une fois que le projet de déploiement est terminé. La première erreur vient de l'approche "Projet" du déploiement de Microsoft 365 Après le projet de déploiement de Microsoft 365 MS Teams, le dispositif est généralement le suivant : Une équipe Help Desk "Utilisateur" gère les incidents que je rattacherais comme dispositif appartenant à la gouvernance fonctionnelle, Un administrateur technique est en charge de la gouvernance opérationnelle de Microsoft 365, assurant la gestion des accès et des licences sur Online ou l'infra quand on est en environnement Server. Si vous leur posez la question sur la qualité de l'adoption de la solution mise en place, quand vous aurez des réponses, vous n'obtiendrez généralement hélas pas une analyse partagée entre les 2 parties prenantes citées plus haut, basée sur des données sur la qualité de l'adoption : au mieux, vous obtiendrez le nombre d'équipes et d'utilisateurs ainsi que le nombre d'incidents et leur taux de résolution. La raison est que l'équipe Projet est partie sur d'autres projets : plus personne ne semble encore s'intéresser à la qualité de l'adoption, au fait que la solution proposée rencontre ou non son public, que l'organisation atteigne ou non les objectifs fixés au moment de son lancement. La solution serait de considérer que l'adoption de solutions de productivité digitale comme Ms Teams et M365 requiert la mise en place d'un dispositif continu qui doit survivre à la phase Projet. La seconde erreur est de sous-estimer le dispositif d'adoption après le projet de déploiement Lorsqu'il s'agit de déployer d'outils collaboratifs comme Ms Teams, SharePoint ou Yammer en organisation, vous avez sans doute déjà entendu parler de la pertinence de mettre en place un rôle d' "ambassadeur" ou de "champion" (terminologie plus "US"). Concept adopté par Microsoft au moment de la sortie de Teams en 2018 dans sa documentation (c'est le terme utilisé dans la documentation officielle sur le site plus récent "Become a champion"), ce rôle a été repris de ce que faisaient des entreprises spécialisées dans la conduite du changement. Ces entreprises ont été confrontées à des défis importants lorsqu'il a fallu accompagner leurs clients dans le déploiement d'outils de type réseau social d'entreprise. Pour y répondre, elles ont ainsi proposé à leurs clients de les accompagner dans la mise en place de ce rôle de relais entre le Community Manager et les participants au réseau social interne à l'organisation. Si votre organisation a connu l'échec lors du déploiement de son réseau social d'organisation (souvenez-vous, plus haut, quand je citais que seuls 1,2 % des utilisateurs déclaraient en 2016 utiliser activement Yammer) vous tenez là une des raisons majeures expliquant cet échec : ce n'est évidemment pas la seule raison mais j'y reviendrai plus bas lorsque je parlerai du "Why". Ce rôle d'ambassadeur ou de champion s'inspire de celui de "correspondant bureautique", mis en place dans les organisations dans la décennie 1990-2000. En effet, au moment du déploiement à grande échelle de la micro-informatique, les organisations se sont aperçues qu'accompagner les utilisateurs dans l'adoption du Pack Office ne répondait pas à la même logique que de former des opérateurs sur un système informatique transactionnel, i.e. qui permet de créer, de corriger ou de supprimer un enregistrement dans une application métier. Avec le Pack Office, les organisations ont eu besoin de former les utilisateurs à des outils de création de fichiers et, pour gagner en pertinence avec les sujets propres à chacun, le correspondant bureautique était identifié au sein d'un service autant pour sa connaissance du fonctionnement de ce service que pour ses aptitudes à former ses collègues. Ce rôle d'ambassadeur ou de champion s'inspire donc bien de celui de correspondant bureautique mais il est différent et requiert des qualités supplémentaires. La raison à cela est que les outils informatiques n'appartiennent pas à la même catégorie : le pack Office est une suite de productivité individuelle alors que MS Teams, SharePoint et Yammer sont des outils collaboratifs. Par conséquent, les qualités requises pour être un bon ambassadeur ou un champion sont différentes : pour parvenir à ancrer de nouveaux usages, permettre ainsi une nouvelle étape de digitalisation de processus dans les organisations, nous devons compter sur les relais, les correspondants bureautiques et les champions/ambassadeurs mais également intégrer dans le dispositif un troisième type de personnage clé qui vont exploiter les outils de la Power Platform : le "Power User" ou "Citizen Developer". Chaque rôle a une fonction différente, nécessitant des qualités différentes pour les endosser, variant suivant la typologie d'outil : Outil de productivité individuelle (comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook avec ses différentes dimensions e-mail, calendrier, tâches et notes mais également To Do, OneNote, OneDrive et Forms en conception solo) qui requiert une fibre de pédagogue, de formateur et de coach individuel (pas besoin d'être interne à l'organisation) ; important par le passé, le rôle de correspondant bureautique est sous-estimé actuellement dans le dispositif, alors qu'il rester d'actualité quand on prend en compte le flux de mises à jour Office Online qui se déverse en continu ; Outil de productivité de groupe (comme MS Teams, SharePoint, Yammer, Stream, Kaizala, Planner, et Forms en conception d'équipe...) qui nécessite des qualités supplémentaires de "leader" convaincu, stimulant et faisant preuve d'empathie, avec des qualités de communication et d'animation ; en plus de ses qualités de formateur-démonstrateur, il doit porter le changement en étant exemplaire ; pour ne pas déconnecté de la réalité quotidienne de l'organisation, l'ambassadeur/Champion ne peut être qu'interne à l'organisation ; Outil de création d'application Métier (les outils de la Power Platform Power BI, Power Automate, Power Apps, Power Virtual Agents mais également les Lists 365 dans Ms Teams et donc dans SharePoint dans lequel on peut ajouter des listes, bibliothèques et des applications pour créer des applications Métiers) dont le casting nécessite de faire appel à un personne qui est pour le changement, qui plus est technologique, connait les données et les processus Métier concernés, être légitime aux yeux des collègues qu'elle représente et enfin, elle doit rester dans le cadre imposé par la gouvernance du dispositif ; pour toutes ces raisons, le Power User est interne à l'organisation. Changer de scénario ne va pas se faire tout seul J'emprunte maintenant une formule à l'excellent Christophe Coupez : "Adopter Microsoft 365, c'est changer de scénario". Pour changer de scénario, je n'ai pas trouvé d'autres solutions que de repéter l'importance de la gouvernance, en y intégrant ces rôles dans un chapitre fonctionnel, pour piloter l'atteinte des objectifs d'adoption, en suivant des métriques en lien avec la qualité de l'expérience utilisateur ressentie, de manière à apporter des réponses aux difficultés... Pour faire vivre le projet de transformation initial au-delà de la phase de gestion du projet, je parle donc de programme d'adoption : "Adopter M365, ce n'est pas un projet ; c'est un programme qui s'étendra sur plusieurs années". Ce "programme" sera donc un dispositif permanent qui survivra à la phase Projet, permettant de rencontrer le succès sur la durée et à l'échelle visée. Enfin qui dit "Programme", dit "Direction de programme" : voilà pourquoi que je milite pour la mise en place d'un Monsieur-Madame Microsoft 365 dont la fonction sera de mettre en place le dispositif de gouvernance fonctionnel, définir les articulations entre ces rôles plus ou moins nouveaux : relais bureautiques, ambassadeurs/champions, Power Users. Lorsque j'évoque la gouvernance du dispositif d'adoption de Microsoft, j'introduis la nécessité de mettre en place ce rôle de "M. Mme 365" : ce rôle sert à définir, coordonner et mesurer l'efficacité et ainsi ne pas se retrouver à n'utilise que 10% des fonctionnalités alors que l'on paie 100% de la licence. M. Mme 365 va permettre d'installer de façon durable le "Why ?", i.e. les enjeux du programme à communiquer, et à ordonner les projets dans une feuille de route réaliste au-delà de la nécessaire explication préalable : « quel outil pour quels usages ». Pour veiller à la bonne visibilité du cap suivi et du dispositif auprès des métiers, M. Mme 365 surveille la cohérence de l'ensemble, de la bonne gouvernance des données surtout sensibles. Il va ainsi orchestrer les 4 rôles mentionnés ci-dessus, en fonction de ce cap, en mettant en place une stratégie avec des objectifs à déterminer en équilibre avec les contraintes. En effet, M. Mme 365 aura un rôle en lien avec la gouvernance opérationnelle (déploiement des licences avec une approche Conduite du changement) et avec la gouvernance applicative (relations concernant la fabrique des applications avec les développeurs). Voilà donc quelques-unes de mes idées que je vous partage aujourd'hui par écrit mais je vous propose de nous retrouver prochainement dans une conférence en ligne dont la date n'est pas encore connue pour aller plus loin dans cette réflexion. A très bientôt sur ce thème.

Annoncé au début du confinement, l'application Microsoft Loop fait son apparition dans Ms Teams en ce début d'année 2022. Présentée comme une plateforme de conception en indépendante, elle était décrite comme un canevas servant à créer des éléments d'information collaboratifs, que l'on pourrait ensuite insérer et réutiliser dans des applications M365. Courant 2021, je constatais ainsi que dans Outlook, on pouvait insérer un sondage Forms, comme on pouvait déjà le faire dans un fil de Chat Teams et je pensais voir là un composant Loop. Je me trompais car avec Loop, il ne s'agit pas d'insérer une application à utiliser mais d'un élément collaboratif permettant la co construction en live du composant d'information. Microsoft Loop est désormais intégré à Microsoft Teams en tant qu'application déployée par défaut ; nulle besoin de l'ajouter mais vous devrez utiliser la version de Ms Teams installée sur votre PC. Seconde condition pour utiliser Loop dans Teams, vous ne pourrez utiliser que dans un fil de conversation 1:1 ou 1:Many. Loop n'est donc pas présent dans les autres types de fil de conversation Ms Teams : ni dans le fil de publication d'une équipe, ni dans le fil de conversation d'une réunion, ni dans celui d'un documents en coédition dans Teams. Pourquoi ? Comme vous allez le comprendre dessous, on utilisera Loop dans une étape de collaboration que je qualifierai de préparatoire à une publication, pour co construire un élément d'information avant sa publication. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur sur l'icône ci-dessous pour insérer un composant Loop. Les différents types de composant Loop modifiables par les membres de la conversation sont les suivants : Liste à puces, Liste de contrôle, Liste numérotée, Paragraphe, Table, Liste des tâches. Tous ces composants Loop rappelle l'expérience utilisateur déjà connue lorsque l'on édite une conversation ou une annonce dans le Chat ou lorsque l'on édite dans le Wiki de Teams. Seul le type de composant "Liste des tâches" rappelle la liste de contrôle (check-list) dans une tâche Planner. Notez enfin que chaque composant Loop est un objet sécurisable, comme un fichier ou un élément de liste ; l'option de partage vous rappellera l'expérience utilisateur en place dans OneDrive et SharePoint. Pour publier cette information co construite dans ce type de fil de conversation, il suffit donc de partager le lien à qui de droit qui était initialement hors conversation : utilisateur ou groupe M365.

Ce court billet pour vous informer que j'animerai une session à l'événement Power 365. Je parlerai durant 45 minutes d'un sujet clé dans l'adoption de la Power Platform, mais aussi de Teams et de Microsoft 365 en général : "Réussir l'adoption des Power Users : Microsoft 365 a besoin des Power Users : quel dispositif mettre en place pour réussir leur adoption de la Power Platform ?" à bientôt avec les informations à partir de mon profil Frank POIREAU [MVP] | LinkedIn !

Avec la pandémie Covid-19, le nombre d'utilisateurs de Ms Teams a quasiment triplé : Satya Nadella a ainsi annoncé fin avril 2021 que le nombre d'utilisateurs de Ms Teams avait dépassé les 145 millions d'utilisateurs quotidiens (source : https://office365itpros.com/2021/04/28/teams-hits-145-million/). Depuis l'adoption en masse de Ms Teams, se pose maintenant la question de la gestion des fichiers car, de ce fait, le nombre d'utilisateurs de SharePoint, potentiellement ou réellement, n'a jamais été aussi élevé. Par cette intro, je me permets d'émettre toujours une réserve quant à l'utilisation effective de l'onglet Fichiers de Ms Teams, le logiciel étant principalement utilisé pour ses fonctionnalités de remplacement de Skype For Business actuellement. Dans ce billet, je prends toute de même l'hypothèse que Ms Teams est adopté pour ses fonctionnalités de collaboration et pas uniquement pour ses fonctionnalités de communication. Se pose alors la question : "Quand utiliser l'onglet fichiers d'une équipe Ms Teams ?" Cette question concerne directement SharePoint puisque ces fichiers sont -techniquement parlant- stockés sur un site SharePoint sous-jacent à l'équipe Ms Teams (sur l’onglet fichiers, cliquer dans le ruban de fonctionnalités sur "Ouvrir dans SharePoint" pour s'en rendre compte). Cette question se pose également dans le contexte d'une migration des serveurs de fichiers, migration qui a souvent accompagné la mise en télétravail forcée d'une grande partie du monde du travail bureautique. Cette pandémie a, en effet, accéléré la migration de très nombreux serveurs de fichiers sur M365 et a fait donc se poser bon nombre de questions sur la destination des fichiers : équipe Ms Teams, site SharePoint sans Teams, OneDrive for Business, sans compter que vous pouvez également "sortir de M365" en considérant l'option "Azure Fichiers" pour stocker et partager des fichiers de façon hautement sécurisée. En dehors des aspects financiers des différentes solutions, quelles sont les considérations à prendre en compte pour éviter de provoquer un chaos dans la gestion de fichiers au niveau des utilisateurs ? Je vous propose 3 temps d'analyse concernant Microsoft 365, SharePoint et la gestion de fichiers : les usages, la gestion des risques et de la gouvernance, et enfin, l'adoption utilisateur évidemment. Microsoft 365 : pour quels usages ? Dans les tomes 1 & 2 de "Adopter SharePoint sans développer", j'avais déjà détaillé l'approche d'adoption de SharePoint, OneDrive et Ms Teams par les usages. Ci-dessous un résumé. OneDrive For Business et la gestion de fichiers OneDrive For Business correspond à l'espace de stockage personnel de documents du collaborateur ; même si les documents qui y sont stockés demeurent sous la propriété et la responsabilité de l'organisation, OneDrive peut être considéré comme la zone de sauvegarde "Cloud" de l'emplacement du disque "c://Mes Documents" et techniquement parlant, OneDrive for Business, c'est la bibliothèque de documents d'un site SharePoint personnel. Par conséquent, OneDrive est plus qu'un simple outil de stockage en ligne de type "Drive" ou "Box", puisqu'une collaboration ponctuelle avec 1 ou 2 collègues est tout à fait possible, avec des fonctionnalités de coédition et de suivi de version. Ces fonctionnalités permettent aisément de positionner OneDrive comme une zone de préparation de document, avant que ce document ne soit ensuite déplacé dans Ms Teams et SharePoint pour d'autres usages, que je vais rappeler rapidement. Ms Teams et la gestion de fichiers Ms Teams est le hub collaboratif de Microsoft 365. On retrouve dans une équipe Ms Teams les autres membres d'un groupe de collaboration, pour travailler sur des fichiers (coédition et historique de versions possibles également) mais pas seulement. Ce temps de collaboration peut être éphémère, le temps de finaliser un document (avec ou sans flux de validation) ou le temps d'un projet (nouveau modèle d'équipe Ms Teams). Même si on peut prévoir de modifier les autorisations pour utiliser Ms Teams pour publier des documents terminés (Cf. le billet de blog sur www.adopteunteams.com dédié à l'utilisation de Teams pour gérer le Procès-Verbal de réunion), cet usage implique actuellement de réaliser un paramétrage de ses autorisations SharePoint : comme nous allons le voir ci-dessous, SharePoint reste l'outil de gestion de fichiers principal dans Microsoft 365. SharePoint et la gestion de fichiers SharePoint reste, dans Microsoft 365, l'endroit tout indiqué pour "stocker des fichiers", i.e. pour les publier ou les archiver. Les fonctionnalités collaboratives concernant la gestion de fichiers de SharePoint permettent à Ms Teams d'être un hub collaboratif, qui agrège des logiciels et leurs fonctionnalités. Historiquement outil de Gestion Electronique de Documents, SharePoint s'est ensuite mué, depuis son édition 2010, en outil d'intranet, revitalisé par l'interface utilisateur "Moderne". Parmi les nouveautés concernant SharePoint, les récents billets de blog expliquant le Project Cortex ou Microsoft Viva sont la preuve du regain d'intérêt de Microsoft à offrir, à ses utilisateurs M365, des fonctionnalités de gestion de la connaissance (KM) basées sur l'IA et Office Graph : cette nouvelle génération de fonctionnalités est appuyée par de nouveaux modèles de site annoncés en ce milieu d'année 2021, dédié à la valorisation du savoir et au modèle d'organisation apprenante. Si en revanche vous souhaitez migrer la plus grosse quantité de vos fichiers en une simple archive, l'option Azure Fichiers constitue une opportunité de réduire le coût de stockage. Microsoft 365 : la gouvernance et la gestion des risques ? Voyons maintenant si la gestion des risques documentaires peut influer sur le choix de privilégier OneDrive for Business, MS Teams ou OneDrive. Comme je l'ai écrit dans le tome 3 de "Adopter SharePoint sans développer", le centre de sécurité et de conformité est au service de la gestion des risques documentaires de votre organisation : que vous deviez gérer de la donnée sensible sur l'un ou l'autre des 3 outils, pour ce qui concerne la gestion de fichiers dans M365, c'est SharePoint ! Un grand nombre de fonctionnalités viennent totalement surpasser ce que permettaient les éditions SharePoint Server, à tel point que vos données sensibles n'ont probablement jamais été autant en sécurité que sur des serveurs externalisés, qu'elles soient sur OneDrive for Business, Ms Teams, SharePoint, sans oublier Azure Fichiers. Evidemment, SharePoint ayant vocation à recevoir des actions de paramétrage pour faire d'une bibliothèque de documents une véritable GED métier avec des règles de gouvernance dignes d'un progiciel "Métier", ma préférence ira vers SharePoint, que l'on pourra, si on le souhaite, exposer en tant qu'application métier jusque dans Ms Teams. Microsoft 365 : l'adoption utilisateur ? Le dernier point, et pas des moindres, concerne l'adoption des utilisateurs. Pour un utilisateur, passer du serveur de fichiers à Microsoft 365, cela ne doit pas consister à une expérience de migration technique et plus de clics. Or, je retrouve là malheureusement l'effet COVID-19, catalyseur de cette approche simpliste de la migration, qui va créer du chaos si on l'aborde comme un simple versement dans un nouveau contenant, sans une stratégie d'adoption utilisateur. En effet, généralement, le chemin le plus court choisi par les maîtres d'œuvre de la migration sur M365 est l'expérience cible qui doit ressembler le plus possible à la navigation par l'explorateur de fichiers Windows, sous prétexte que les utilisateurs naviguent dans les serveurs de fichiers depuis plus de 30 ans pour les plus anciens. En revanche, valider cette approche va faire plus de mal que de bien car il va ensuite être compliqué de se défaire de cette approche fonctionnellement appauvrie : le mode "tout-synchroniser sur le PC", à savoir OneDrive, Ms Teams et SharePoint, comme si les utilisateurs utilisaient un simple Drive ou Box, ne va absolument pas servir l'adoption utilisateur. Adopter M365, à l'échelle et sur la durée, pour tirer parti de ses promesses de productivité, implique une révolution en termes d'usage qu'il va falloir inspirer aux utilisateurs de la solution, en partant de leur auto-diagnostic : c'est là que des outils de Mind Mapping ou d'idéation comme WhiteBoard, Mural ou Klaxoon -que j'utilise ci-dessous- vont servir de support à la projection des nouveaux usages concernant la gestion de fichiers. Merci à Alexis Greff (profil LinkedIn) pour les très efficaces "Boards Klaxoon" qu'il m'a composés ;) Avant la crise du COVID-19, il était fréquent de trouver des clients qui n'avaient que pour principale approche d'adoption de M365 de reproduire la navigation dans les serveurs de fichiers, syndrome que j'appelais "SharePoint en mode Serveur de fichier". Avec l'urgence des réponses à apporter pour continuer le travail bureautique pendant la crise du COVID-19, je n'hésite pas à rebaptiser ce syndrome "Covid-19" et à rassurer sur le fait qu'il reste tout à fait possible de refaire le chemin d'adoption de Microsoft 365 pour en tirer la meilleure adoption, en définissant les usages optimisés de SharePoint, OneDrive et de Teams, en y apportant les réponses adaptées en termes de formation et de conception de solutions documentaires sur-mesure.

Ce midi, j'ai présenté au #M365 Virtual Marathon un cas d'usage sur l'adoption de #MicrosoftTeams pour les réunions de Management. En attendant que je vous partage la vidéo de la session, voici les éléments principaux abordés durant les 50 minutes de la présentation pour accélérer l'adoption de Ms Teams avec ce cas d'usage incontournable en organisation : "dépasser la communication et collaborer pour rendre plus efficaces vos réunions de pilotage et de suivi". Le problème est de répondre à des habitudes installées depuis... 20 ans en ce qui concerne la partie collaborative qui s'est longtemps traduite par le partage de pièces jointes dans des e-mails ; 30 ans en ce qui concerne l'approche "je prépare mon document sur mon PC puis je l'enregistre sur le serveur de fichiers" (ou sur SharePoint). Dès le premier billet de ce blog ouvert en 2017, j'écrivais qu'adopter Teams dans la durée et à une échelle significative au sein d'une organisation passera par la convergence des cas d'usage avec les fonctionnalités de ce Modern WorkSpace "consumérisé" que constitue M365. Ms Teams n'est ni une solution en remplacement de Skype For Business pour communiquer, ni un espace de partage de fichiers éphémère ni un espace réservé uniquement au Power User et au développeur Power Platform pour créer des applications métiers. Le cas d'usage de la gestion du PV de réunion répond à un besoin de collaboration simple et permanent, que l'on peut adresser uniquement au moyen d'actions de paramétrage dans Ms Teams, SharePoint, Power Automate, Tasks et List 365. Les 4 temps de la collaboration autour de la vie du PV de réunion sont traités avec ces différents outils ; à la fin de la session, j'aborde des niveaux de compétences et de paramétrages plus avancés, nécessitant des autorisations spécifiques pour personnaliser l'expérience de recherche sur les PV et la protection de la donnée sensible. Le temps 1 est rapide et simplissime : créer une équipe et inviter les membres à collaborer. L'esprit de SharePoint depuis 2010 "1 site par groupe de travail" se retrouve dans la constitution spontanée d'une équipe Ms Teams. Le fil de discussion doit être utilisé pour réduire les e-mails de type "ping-pong" pour, par exemple, établir précisément l'ordre du jour. La version mobile de Ms Teams ne donne aucune excuse à ne pas avoir pensé à partager une idée, n'importe quand ou n'importe où... Le temps 2 est plus riche fonctionnellement car j'ai pris le parti de proposer pas moins de 3 façons de prendre des notes de réunion, que cette réunion se déroule en distanciel ou en présentiel, d'ailleurs. Personnellement, je n'ai pas de préférence entre : la fonction Notes de la réunion dans Ms Teams OneNote et sa fonction OneNote for Meeting le bon vieux modèle de fichier que l'on va adjoindre sur un type de contenu géré depuis la galerie de type de contenus du centre d'administration SharePoint (durant la préparation de la session, j'ai aperçu le bouton de fonctionnalités qui va permettre de cibler la publication dans un hub de site spécifique ; pour prouver à tout le monde que je n'ai pas rêvé et que j'ai bien été victime de l'effet démo durant la session, voici la capture de l'écran manquante) Voyons maintenant l'étape 3 qui va réduire les manipulations autour de la gestion de fichiers traditionnelle pour coconstruire, valider puis publier le CR de réunion ; cela va vous demander un peu de temps pour manipuler la structure de l'équipe, les permissions et enfin l'ajout d'un flux de validation si le besoin s'en fait sentir. Enfin, l'étape 4 démontre l'efficacité de Ms Teams en tant que hub de logiciels collaboratifs ; en effet, je propose d'utiliser : Tasks (Planner) pour extraire les actions assignées noyées dans le PV de réunion, de manière à les projeter dans un tableau de suivi digital aux yeux de tous ; Tasks (Planner) est peu personnalisable mais les étiquettes, les compartiments et les mini check-list qui détaillent chaque tâche doivent permettre d'intégrer la typologie des actions décidées lors de ces réunions de pilotage ; Si Tasks (Planner) est trop éloigné de votre façon de procéder ou que vous souhaitez vous adjoindre d'autres types de listes de suivi d'actions, vous pouvez vous inspirer des Listes M365, qui proposent différents modèles ainsi que la possibilité de convertir le tableau Excel que vous utilisez depuis de nombreuses années en liste SharePoint. Enfin, n'oubliez pas que SharePoint peut vous permettre d'offrir une expérience de recherche personnalisée, par exemple, sous la forme d'une page filtrant le type de contenu "CR Réunion" présenté plus tôt, qui permettra aux personnes autorisées de prendre connaissance de tous les CR qu'il leur est permis de lire. Enfin, si ce type d'informations ne doit pas être partagé à l'extérieur, un abonnement Azure AD P1 permet de protéger le contenu d'un site d'équipe Teams, grâce à un traitement de chiffrement qui rend impossible la lecture lorsque l'on ne possède pas de compte utilisateur M365. Tout cela est riche, puissant... et 1 heure pour la démo entière fut un petit peu juste... mais voici un cas d'usage malgré tout assez rapide à déployer pour convaincre que le temps des plateformes collaboratives est venu !

En février 2021, Microsoft a présenté sa nouvelle solution-phare, Microsoft Viva, une application M365 qui va tout naturellement trouver sa place dans le hub collaboratif, Microsoft Teams. Comme je l'ai indiqué dans le titre de ce billet, Microsoft Viva peut être considéré comme une partie émergée de l'iceberg "Syntex": "Cortex Project", même si réduire Microsoft Viva à cela serait une erreur puisque Microsoft Viva compte 4 dimensions. Ces 4 dimensions sont comme autant de facettes ou de temps pour étendre les usages de Ms Teams : Connections Insights Learning et enfin, Topics, en droite ligne avec Project Cortex ! J'achèverai ce billet avec des réponses à ces deux questions : "quand est-ce que ces fonctionnalités vont pouvoir être effectivements déployées dans mon Teams" et "Combien cela va coûter en plus de mon abonnement M365"… parce que tout n'est pas gratuit et que certains services Microsoft Viva nécessiteront des licences complémentaires. Qu'apporte Microsoft Viva Connections à Ms Teams ? Commençons par Microsoft Connections. Microsoft fournit dans M365 un cadre de connecteurs, dont Microsoft Search et toutes ces capacités offertes ne semblent pas être en rapport avec Project Cortex, du moins directement. En effet, Microsoft Viva Connections est destiné à connecter les utilisateurs de Ms Teams aux flux de communication plutôt traditionnels de votre Organisation, à savoir les flux d'information descendante que l'on trouve au pire dans les e-mails envoyés sur des listes de diffusion, au mieux sur des sites de communication SharePoint. Dans Teams, Ms Viva Connections permet la convergence de l'intranet SharePoint Online avec l'outil de réseau social Yammer. Il était déjà possible de publier son Intranet SharePoint mais l'intégration technique était un peu compliquée à réaliser à l'aide de l'application Teams App Studio. Que va apporter Microsoft Viva Insights à Ms Teams ? Avant l'annonce de Microsoft Viva, il était déjà possible de tester une préversion de Microsoft Viva Insights car il suffit de se rendre dans le magasin d'application Ms Teams et de retrouver l'application baptisée Insights. Dans la présentation de cette application, le texte de présentation en français est très clair : "Améliorez votre bien-être et votre productivité grâce à Microsoft Viva Insights". Le suivi d'activité de Microsoft fait régulièrement couler beaucoup d'encre en raison du risque de surveillance des utilisateurs car, comme toute application informatique, toutes les actions des utilisateurs sont tracées dans des journaux d'événements. Ce qui change fondamentalement, c'est que Microsoft permet à chacun de suivre ses données personnelles, de recevoir des recommandations personnalisées pour l'aider à optimiser ses temps de travail, à protéger, des interruptions, son temps de concentration individuel . J'avais abordé cette thématique de productivité individuelle dans "Adopter SharePoint sans développer (tome 2) - De SharePoint à Ms Teams [Chapitre 6]". Ces données traitées d'Office Graph sont visibles également pour le manager hiérarchique direct, de façon anonymisée. L'application Microsoft Viva Insights va donc plus loin que ce que faisait déjà Delve Analytics puisque au-delà de la "productivité", des données afficheront également des indicateurs sur le "bien-être", qui prennent en compte des usages de Microsoft Viva Learning, présentées maintenant. Que va apporter Microsoft Viva Learning à Ms Teams ? Microsoft Learning est la nouvelle application d'e-learning de Microsoft 365 pour vos utilisateurs de Teams, au travers d'une interface unifiée permettant d'agréger des contenus de formation, pouvant être fournis par des éditeurs spécialisés comme Pluralsight, edX, Skillsoft, Coursera... Je ne l'ai pas lu, ni pu encore le tester mais je peux imaginer que l'on pourra, sur cette application, publier des contenus internes publiés sur SharePoint ou Stream... Que va apporter Microsoft Viva Topics à Ms Teams ? Microsoft Viva : Project Cortex pointe le bout de son nez dans Ms Teams Enfin, avec Microsoft Viva Topics, Ms Teams entre en contact direct avec Project Cortex dont l'objectif est de recourir à l’IA et à Microsoft Graph pour organiser le classement automatique/assisté des contenus Office ou produits par d'autres sources de données connectées via Microsoft Connection présenté plus avant. Microsoft Viva Topics fournit aux utilisateurs Ms Teams une interface d'utilisation du centre de la connaissance, dont le siège est une nouvelle collection de site SharePoint appelée centre de la connaissance (« Knowledge Center »), dans laquelle l'IA sera utilisée comme facilitateur de connexion entre les "topics" (traduction de sujet en anglais), les concepts de connaissance comme autant de pierres du savoir dans l'organisation. L'idée est de proposer, sur base des "topics", des mises en relation entre les contenus et les contributeurs-clés identifiés au sein de votre organisation. Surfant une nouvelle fois sur les fonctionnalités d'Office Graph (tirées du moteur de recherche "Fast for SharePoint" pour ceux qui l'ont connu), Ms Viva Connections offrira une expérience personnalisée en fonction du profil de chaque utilisateur, de son historique relationnel et du travail produit. Ce que l'on sait maintenant avec Ms Viva dans Ms Teams, c'est que Microsoft Viva Connections devrait permettre aux utilisateurs d'éviter de devoir se rendre dans la collection de sites SharePoint "Centre de connaissances" pour devoir créer de nouveaux sujets qui ne seraient pas encore identifiés par l'IA de Project Cortex. Vous mesurez mieux la portée de l'ambition de Microsoft lorsque vous réalisez que l'IA (techniquement parlant, le service Azure Cognitive Services) aura pour mission de générer également la page du sujet contenant des informations comme son résumé, les contributeurs-clés et les contenus liés. Microsoft Viva est-il gratuit ? Microsoft Viva n'est pas 100% gratuit. Concernant Microsoft Viva Learning, la solution est gratuite mais sera évidemment payante en ce qui concerne l'accès aux plateformes de contenu auxquelles vous vous abonnerez. Microsoft Viva Connections sera gratuite et disponible graduellement en fonction de la version Teams installée sur vos appareils, sachant qu'une version 2 est déjà annoncée pour 2022 : Second trimestre 2021 pour votre application Ms Teams de bureau Troisième trimestre 2021 pour votre application Ms Teams sur mobile Les fonctionnalités de Microsoft Vivia Insights sont actuellement gratuites et devrait le rester. Je peux me tromper mais comme Delve Analytics a longtemps été réservée aux utilisateurs de licence A5/E5 avant d'être mis à disposition de tous, je peux imaginer que Microsoft Viva présentera bien, de base, ces fonctionnalités. Par contre, le déploiement va lui aussi s'étaler sur cette première partie de l'année 2021 : Février 2021 pour la préversion De février à juin 2021, les fonctionnalités de productivité personnelles pour chacun et également, la version pour les managers D'avril à juin 2021, les fonctionnalités de suivi du bien-être personnelles Enfin les fonctionnalités de Microsoft Viva Topics ne sont pas gratuites puisque Project Cortex a toujours été annoncé comme un service payant, basé sur l'IA d'Azure Cognitives Services, à savoir un abonnement de 5 $ par utilisateur par mois, soit actuellement, environ 4,20 EUR par mois. Vous souhaitez commencer avec Microsoft Viva ? Maintenant, si vous souhaitez commencer la configuration de Viva, il suffira de vous connecter dans le menu de navigation sur le bouton Configuration, puis de cliquer sur Connecter les utilisateurs aux connaissances en choisissant quel(s) site(s) SharePoint, quel(s) thèmes pour quel(s) utilisateur(s) avant de créer la nouvelle collection de sites ! Ici le pas à pas de la documentation officielle.

Microsoft 365 Vs. le Shadow-IT

Ce petit billet un petit peu plus décontracté que d'habitude puisque je vais vous partager quelques petites astuces pour ajouter du fun jusque dans le nom des équipes et des canaux ! Ms Teams se veut être un outil d'une nouvelle génération, non seulement de par son côté "post e-mail" mais également par son côté un peu moins austère que les logiciels traditionnels de la suite Office. Quand on connaît Outlook, on a du mal à lui trouver un côté sympathique et convivial, malgré les dernières retouches graphiques. L'effort est sensible mais le résultat sera encore limité pour longtemps. Avec Ms Teams, les concepteurs ont cherché à construire une expérience utilisateur plus fun, surtout lors des toutes premières minutes d'utilisation et de création d'équipe. Ensuite, l'omniprésence des emojis, des mèmes, des images GIF et des autocollants dans l'outil de conversation nous a fait quitter la froideur d'un Skype for Business blanc neige sur bleu glacial. Premièrement, il faut associer un logo à une équipe ; les utilisateurs n'y pensent pas car l'ajout du logo ne peut se faire au moment de la création mais doit se faire après l'opération de création. Pour ce faire, il faut : 1. Cliquer sur le [...] menu contextuel de l'équipe 2. Cliquer sur Gérer l'équipe 3. Cliquer sur le logo de l'équipe par défaut, sur lequel apparaîtra l'info-bulle Modifier l'image de l'équipe 4. Charger votre image et, si vous bénéficiez de la version Education de Teams, vous pouvez aussi profiter d'une banque de pictos. C'est simple et comme un utilisateur reconnaît un logo 10 fois plus vite qu'en lisant le nom sous forme du texte, on joint rapidement l'utile à l'agréable. Passons maintenant à des manipulations moins connues de nos équipes et de nos canaux. L'idée est de continuer à se focaliser sur l'efficacité : dans les canaux, peut-être aviez-vous déjà remarqué que, sous l'inamovible canal Général, Ms Teams classe les canaux selon l'ordre alphanumérique : de 0 à 9, puis de A à Z. Par conséquent, jouez avec les numéros ou les lettres pour organiser vos canaux. On sait moins que l'on peut également charger un picto dans le nom d'un canal car il faut faire appel à un raccourci-clavier souvent oublié dans les tutos et autres astuces : dans le champ de définition du nom du canal, dès sa création, si vous pressez simultanément les touches [Windows] (ou Apple) et la touche [ ; ], Ms Teams propose une banque de pictogrammes, à insérer dans le nom ! Ce sont les mêmes picto que sur... LinkedIn et le même raccourci clavier !! Ci-dessous le picto est la case à cocher bleue, pas très Fun mais attendez de voir la suite ! Si vous utilisez ces pictos, évidemment l'ordre alphanumérique que vous auriez adopté lors du paragraphe précédent va s'en trouver affecté : Ms Teams met alors, sous le canal Général, le dernier canal modifié, ce qui peut aussi constituer un résultat que vous souhaitiez obtenir. L'astuce va alors consister à insérer le picto après le signe utilisé pour l'ordonnancement. Enfin, soyez rassuré si vous êtes un fervent utilisateur de la recherche dans Ms Teams ; elle fonctionne toujours parfaitement pour retrouver vos équipes et vos canaux, malgré notre petite insertion de picto dans les noms, comme vous pouvez le constater ci-dessous !

Ma présentation M365 Vs. Shadow-IT de ce matin, à partager sans modération. Le lien de téléchargement se trouve ici : https://fr.slideshare.net/FrankPoireau/microsoft-365-vs-shadow-it-frank-poireau-au-m365-virtual-marathon

Je vous avoue que j’ai eu énormément de plaisir à écrire le billet qui suit car j'ai touché, de nouveau, des concepts de gestion des organisations et de science de l’information sur lesquels je m'étais largement étendu dans un livre sorti, il y a tout juste un an ("De SharePoint à Teams" (1)). J’y expliquais pourquoi SharePoint, mêlant les technologies du moteur de recherche FAST et les fonctionnalités de réseau social, constituait selon moi l’outil numéro 1 de gestion de la connaissance moderne, au service de l’agilité et de l’innovation, de l’organisation apprenante. SharePoint, tout seul, n'a pas réussi SharePoint, méconnu des DSI et des Métiers qui le limitent à des scénarios de collaboration dans le meilleur des cas, au remplacement du serveur de fichiers dans la plupart des cas, apporte, de par ses fonctionnalités, des réponses à des enjeux modernes pour les organisations, surfant sur les concepts de l’école de management de Chicago. Dans dans les pages de ce livre, j'en profitais aussi pour relever quelques inquiétudes quant à : - la trop longue et imparfaite cohabitation entre les fonctionnalités de réseau social de SharePoint et de Yammer, - le manque d’adoption manifeste de Delve, - la disparition des aspects conversationnels de SharePoint au profit de MS Teams, formidable remplaçant de Skype. À la fin des 75 pages du chapitre de ce livre dans lequel je prends la peine d'expliquer aux décideurs le pourquoi de cet ensemble de fonctionnalités, j’ai pu aussi exprimé les espoirs qu'il fallait placer sur MS Teams et l’IA plutôt que seulement s'inquiéter pour les fonctionnalités conversationnelles de SharePoint qui se désagrègent devant nous depuis 2018 (2). Vous allez en savoir un peu plus sur le Cortex Project, à travers la présentation de ce nouveau modèle de collections de site SharePoint appelé Centre de la connaissance (« Knowledge Center »), voué à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365. A travers cet épisode 3, vous allez en savoir un peu plus sur le Cortex Project, par la présentation de ce nouveau modèle de collections de sites SharePoint appelé Centre de la connaissance (« Knowledge Center »), voué à devenir le temple de la connaissance Microsoft 365. Dans le centre de la connaissance, nous utiliserons un nouveau modèle de page Modern dans lequel des éléments de texte, des images et des hyperliens pourront être insérés, à l’instar de ce que permettait la page wiki classique depuis 2010 (3). La nouveauté est que cette page sera aussi composée de WebParts, présentant des documents et des personnes en lien avec le sujet traité par la fiche. « SharePoint-ement parlant », c’est certainement le WebPart Contenu mis en évidence, dont le paramétrage devrait faire l’objet d’une assistance de type IA pour proposer des connections entre sujets pertinents, qui est utilisé. Sur base de l’indexation permanente par Microsoft Search de Microsoft 365 (mais au-delà grâce à son cadre de connecteurs, prochain billet sur le sujet, je le promets), l’IA s’invite en effet en proposant des connexions établies sur des proximités de termes, des données d’Office Graphe mais probablement aussi en rapport avec des arbres de taxonomie. Il est même prévu de se représenter les liens entre les sujets au travers de schémas heuristiques. Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ». Cortex Project, c’est un peu Delve qui « passe la seconde ». Delve, la partie émergée de l’iceberg, présente, à chaque utilisateur, depuis plus de 5 ans, un mur de mises en relation entre lui et ses collègues, lui et les documents susceptibles de l'intéresser par rapport à sa récente activité. Cette fois, le temple de la connaissance est sous la puissance de l’IA mais également sous le contrôle d’une équipe de 3 types de profils utilisateurs, qui viendront apporter leur énergie et leur savoir dans la gestion de ce centre de pages. Un nouveau dispositif de gouvernance La pertinence de l’édifice de la capitalisation du savoir fait l’objet d’un nouveau type de gouvernance fonctionnelle(4). Il y aura l’expert « Métier », en charge de la production mais également de la curation et de la validation du contenu des pages de connaissance ; Le gestionnaire de la connaissance sera responsable non seulement de la qualité globale de l’information en termes de sources et de structuration mais aussi de l’animation autour de la connaissance produite et à produire ; ce rôle dépasse désormais celui de Master Data Manager, en charge du magasin de termes, de l’acronymie et de la synonymie ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur fonctionnel de la recherche et de la pertinence » ; Enfin, il y aura l’administrateur des services de contenu, en charge de la gouvernance opérationnelle et aux paramètres techniques des services d’indexation de contenu ; les personnes avec lesquelles j’ai travaillé dans la réalisation de plans de gouvernance savent que j’appelais ce rôle « administrateur technique de la recherche ». La personne la plus importante sera néanmoins le « simple » utilisateur de Microsoft 365. Alors qu’il n’est pas prévu que Yammer soit de la partie, les pages du nouveau centre de connaissance SharePoint pourront se retrouver partout dans Office, Outlook et Ms Teams sous formes de cartes de connaissance. Dans ce projet de gestion de la connaissance, Microsoft réinvestit enfin dans l’information tacite et non structurée en se basant sur les échanges par emails... ​​ … et les conversations de Teams. Une fois publiée, les pages du centre de la connaissance s’afficheront dans les conversations Ms Teams, grâce aux fiches de connaissance tirées des pages de notre centre de connaissance comme ci-dessous. L’utilisateur pourra décider de suivre un sujet comme on pouvait suivre des documents et des balises dans le flux de suivi de news de SharePoint 2013. On veut la suite ! On peut aisément imaginer capitaliser prochainement sur les propos retranscrits des vidéos Stream ou d’un enregistrement d’une réunion Teams Toute cette capitalisation de l’information est, bien entendu, déjà adossée à la gouvernance de la donnée, mise en place dans vos centres de sécurité et de conformité de Microsoft 365. Les utilisateurs pourront ainsi interpeller via un Chatbot l’assistant de la connaissance, lorsqu’ils auront l’idée de la réalisation d’une page de connaissance. On peut aussi imaginer que, dans un futur proche, c’est le Chatbot qui interpellera l’utilisateur sur l’opportunité de créer une page sur un sujet jugé pertinent par l’IA. C’est très prometteur. Le centre de la connaissance avec l’arrivée de MS Teams, c’est beaucoup de choses que j’attendais, lorsque j’expliquais les enjeux et impératifs de « l’organisation apprenante ». Est-ce que le modèle de collections de site « centre des documents » va survivre à ce réalignement de la gestion de la connaissance dans Microsoft 365 ? Et bien, figurez-vous que lui-aussi va trouver sa place dans le dispositif (prochain épisode à suivre également). J’ai hâte que le Cortex Project se déploie dans les prochains mois ; pour un déploiement hors États-Unis, il faudra que Microsoft règle les problèmes de gestion multilingue de contenu (Cortex Project, c’est uniquement en anglais pour l’instant pour les privilégiés qui l’expérimentent actuellement). Il faudra donc encore patienter un peu de temps avant de faire accélérer votre organisation. Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 2 : De SharePoint à Teams », Mai 2019 Le 30 juin 2018 disparaissait le flux de News de SharePoint Online, au profit du concept de Teams à l’échelle de l’organisation mais lequel n’en reprenait malheureusement pas beaucoup de fonctionnalités Si ce n’est pas déjà fait, prenez connaissance du billet introductif d'une série consacrée au Cortex Project dans le contexte des évolutions de SharePoint depuis 2007, sur mon blog www.adopteunsharepoint.com Cf. Adopter SharePoint sans développer, « tome 3 : Une gouvernance efficace », Octobre 2019