Cas d'usage | Boostez vos réunions de management avec Ms Teams (la recette)
Ce midi, j'ai présenté au #M365 Virtual Marathon un cas d'usage sur l'adoption de #MicrosoftTeams pour les réunions de Management.
En attendant que je vous partage la vidéo de la session, voici les éléments principaux abordés durant les 50 minutes de la présentation pour accélérer l'adoption de Ms Teams avec ce cas d'usage incontournable en organisation : "dépasser la communication et collaborer pour rendre plus efficaces vos réunions de pilotage et de suivi".
Le problème est de répondre à des habitudes installées depuis...
20 ans en ce qui concerne la partie collaborative qui s'est longtemps traduite par le partage de pièces jointes dans des e-mails ;
30 ans en ce qui concerne l'approche "je prépare mon document sur mon PC puis je l'enregistre sur le serveur de fichiers" (ou sur SharePoint).
Dès le premier billet de ce blog ouvert en 2017, j'écrivais qu'adopter Teams dans la durée et à une échelle significative au sein d'une organisation passera par la convergence des cas d'usage avec les fonctionnalités de ce Modern WorkSpace "consumérisé" que constitue M365.
Ms Teams n'est ni une solution en remplacement de Skype For Business pour communiquer, ni un espace de partage de fichiers éphémère ni un espace réservé uniquement au Power User et au développeur Power Platform pour créer des applications métiers.
Le cas d'usage de la gestion du PV de réunion répond à un besoin de collaboration simple et permanent, que l'on peut adresser uniquement au moyen d'actions de paramétrage dans Ms Teams, SharePoint, Power Automate, Tasks et List 365.
Les 4 temps de la collaboration autour de la vie du PV de réunion sont traités avec ces différents outils ; à la fin de la session, j'aborde des niveaux de compétences et de paramétrages plus avancés, nécessitant des autorisations spécifiques pour personnaliser l'expérience de recherche sur les PV et la protection de la donnée sensible.
Le temps 1 est rapide et simplissime : créer une équipe et inviter les membres à collaborer.
L'esprit de SharePoint depuis 2010 "1 site par groupe de travail" se retrouve dans la constitution spontanée d'une équipe Ms Teams.
Le fil de discussion doit être utilisé pour réduire les e-mails de type "ping-pong" pour, par exemple, établir précisément l'ordre du jour.
La version mobile de Ms Teams ne donne aucune excuse à ne pas avoir pensé à partager une idée, n'importe quand ou n'importe où...
Le temps 2 est plus riche fonctionnellement car j'ai pris le parti de proposer pas moins de 3 façons de prendre des notes de réunion, que cette réunion se déroule en distanciel ou en présentiel, d'ailleurs. Personnellement, je n'ai pas de préférence entre :
la fonction Notes de la réunion dans Ms Teams
OneNote et sa fonction OneNote for Meeting
le bon vieux modèle de fichier que l'on va adjoindre sur un type de contenu géré depuis la galerie de type de contenus du centre d'administration SharePoint (durant la préparation de la session, j'ai aperçu le bouton de fonctionnalités qui va permettre de cibler la publication dans un hub de site spécifique ; pour prouver à tout le monde que je n'ai pas rêvé et que j'ai bien été victime de l'effet démo durant la session, voici la capture de l'écran manquante)
Voyons maintenant l'étape 3 qui va réduire les manipulations autour de la gestion de fichiers traditionnelle pour coconstruire, valider puis publier le CR de réunion ; cela va vous demander un peu de temps pour manipuler la structure de l'équipe, les permissions et enfin l'ajout d'un flux de validation si le besoin s'en fait sentir.
Enfin, l'étape 4 démontre l'efficacité de Ms Teams en tant que hub de logiciels collaboratifs ; en effet, je propose d'utiliser :
Tasks (Planner) pour extraire les actions assignées noyées dans le PV de réunion, de manière à les projeter dans un tableau de suivi digital aux yeux de tous ; Tasks (Planner) est peu personnalisable mais les étiquettes, les compartiments et les mini check-list qui détaillent chaque tâche doivent permettre d'intégrer la typologie des actions décidées lors de ces réunions de pilotage ;
Si Tasks (Planner) est trop éloigné de votre façon de procéder ou que vous souhaitez vous adjoindre d'autres types de listes de suivi d'actions, vous pouvez vous inspirer des Listes M365, qui proposent différents modèles ainsi que la possibilité de convertir le tableau Excel que vous utilisez depuis de nombreuses années en liste SharePoint.
Enfin, n'oubliez pas que SharePoint peut vous permettre d'offrir une expérience de recherche personnalisée, par exemple, sous la forme d'une page filtrant le type de contenu "CR Réunion" présenté plus tôt, qui permettra aux personnes autorisées de prendre connaissance de tous les CR qu'il leur est permis de lire.
Enfin, si ce type d'informations ne doit pas être partagé à l'extérieur, un abonnement Azure AD P1 permet de protéger le contenu d'un site d'équipe Teams, grâce à un traitement de chiffrement qui rend impossible la lecture lorsque l'on ne possède pas de compte utilisateur M365.
Tout cela est riche, puissant... et 1 heure pour la démo entière fut un petit peu juste... mais voici un cas d'usage malgré tout assez rapide à déployer pour convaincre que le temps des plateformes collaboratives est venu !
