Le livre sur la gouvernance de SharePoint et de Teams est maintenant disponible au format électronique. 3e tome de la collection "Adopter SharePoint sans développer", j'ai écris ce livre en parcourant les fonctionnalités avancées de SharePoint au service de la gouvernance fonctionnelle de vos solutions : contribution dans l'intranet, la gestion électronique de référentiels et de données à risque, la gestion des espaces collaboratifs et sociaux, qu'ils soient SharePoint seuls ou accompagnés de Ms Teams… J'y aborde les paramètres servant à servir la bonne gestion de vos utilisateurs et de leurs contenus, sur SharePoint Server ou sur Office 365, avec le puissant Centre de sécurité et conformité.

Que signifie la posture que j'ai présentée dans le premier billet de blog, résumé par "Ms Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ?" Est-ce que cela signifie que Ms Teams n'est condamné qu'à être utilisé pour un fil de conversations et un espace de fichiers pour un projet ponctuel ? Non, si on sait que l'on peut ajouter des fonctionnalités grâce à son magasin d'APP. Le magasin d'APP de Ms Teams est beaucoup plus simple à utiliser que l'ancien magasin d'APP SharePoint (il avait fait son apparition en 2012 sur Office 365, en même temps qu'il apparaissait sur l'édition SharePoint 2013 Server). Le magasin d'application de Teams comporte 2 tiroirs, si je puis dire : les applications Microsoft et les applications d'éditeurs tiers. Parmi les APPs Microsoft, vous trouvez Forms, OneNote, le planificateur "Planner", Power BI, Stream et le Wiki, les autres propositions Office (Excel, PDF, PowerPoint et Word) ne représentant que des "raccourcis" vers des fichiers contenus dans l'onglet Fichiers (la bibliothèque SharePoint sous-jacente à votre Ms Teams). Restent ensuite l'onglet bibliothèque SharePoint qui sert à créer une fenêtre vers une bibliothèque SharePoint d'un autre site SharePoint, l'onglet SharePoint permet quant à lui de pointer sur une page d'un site SharePoint Online et enfin, l'onglet Site Web vous permettra, à l'instar d'un "iframe", de pointer sur n'importe quel page web que vous utiliseriez dans un navigateur Internet. Dans la catégorie Autres onglets, vous pouvez retrouver ces applications d'éditeurs tiers : en 2019, plus de 140 applications s'y trouvent et toutes ne trouveront pas forcément leur place sur un onglet puisque l'on y trouve également des ChatBots et des connecteurs. Peut-être que votre organisation ne souhaite pas laisser en libre service l'accès à toutes ces applications Cloud présentes dans le magasin, dont elle peut se méfier, considérant ces applications comme des éléments de Shadow IT externes. Microsoft permet d'aller au-delà de fermer totalement l'accès à ces applications externes. Comme je l'explique dans mon livre "SharePoint, Teams : une gouvernance efficace", vous pouvez déjà gérer la liste des APPs que vous souhaitez faire apparaître dans le magasin d’applications, en attendant fin 2019, l'arrivée de la fonctionnalité des stratégies d'autorisations des applications, permettant de définir quels utilisateurs pourront ajouter quelles applications dans leurs espaces Ms Teams (1). Il y a donc des fonctionnalités qui permettent de mettre en place une sorte de gouvernance applicative dans le Digital WorkSpace Ms Teams. Il paraît qu'ajouter une APP revient à augmenter la puissance d'adoption de 75% ? Cela vaut peut-être le coup de s'y arrêter et de jeter un petit coup d'œil à tout cela ? Concernant "Ms Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ?", ne voyez pas là une opposition mais bien une complémentarité de ces 2 outils que je vous propose d'explorer dans le prochain billet. (1) Cf. Adopter SharePoint sans développer | tome 3 : SharePoint, Teams une gouvernance efficace, page 205.

Saviez-vous que Microsoft fait partie des tout premiers éditeurs de contenu sur le web ? Parmi les nombreux espaces de publication de documentation technique, il y a le nouveau portail docs.microsoft.com qui a succédé au TechNet, site modernisé au passage aussi bien au niveau de la présentation que de l'orientation de nouveaux contenus. Ainsi, Ms Teams a fait l'objet d'une attention toute particulière de la part de Microsoft puisque son adoption est documentée au travers d'un plan méthodologique en 3 étapes, digne de ce que proposent généralement certaines sociétés spécialisées dans la conduite du changement. J'ai lu avec intérêt cet ensemble de pages qui abordent au final 3 streams : la conduite du changement auprès des utilisateurs mais également la gestion du projet et la mise en place des paramètres du centre de sécurité et de conformité. Je me suis imaginé tester ce kit d'adoption en 3 étapes et en 3 streams. J'ai aussi trouvé, chez des clients, des exemples d'utilisation parfois partielle, parfois totale du plan, avant de me lancer dans la création de mon propre kit : premier exemple évoqué dans le précédent billet, il est nécessaire de déployer en amont du projet un atelier de conscientisation des problèmes rencontrés dans l'espace bureautique traditionnel, le fameux atelier "Astronaute 365" qui permet d'identifier l'"étoile du berger" de votre projet. J'ajoute, à cet atelier initial, des formations Découverte pour les utilisateurs et un indispensable accompagnement des personnels techniques et fonctionnels en charge des problématiques de sécurité et de conformité, puisque le fabuleux centre qui porte ce nom est d'une complexité d'adoption à la hauteur de sa richesse. Enfin, on se doit d'être au rendez-vous lorsqu'il est l'heure d'établir le bilan de l'étape d'expérimentation et de définir le périmètre du déploiement-cible avec les parties prenantes. C'est l'expérience des experts en conduite du changement qui sera le gage de la qualité de l'analyse pour définir les objectifs opérationnels des directions des ressources humaines, de la communication, de la DSI et surtout des métiers. Mesurer les freins au développement et les impacts possibles va être nécessaire pour anticiper l'implication des parties prenantes. L'idée unique derrière ce bilan est la suivante : aligner l'usage de Ms Teams avec les objectifs de transformation de votre entreprise. A titre d'exemples très tendance actuellement, je cite ainsi : Accroître l’engagement de vos collaborateurs Réduire le temps nécessaire pour apporter la réponse de qualité Focaliser tous les collaborateurs sur une orientation client à 360° Mettre en place de nouvelles approches facilitant l’innovation incrémentale Piloter l’organisation à partir de la donnée et permettre la meilleure prise de décision Seconde source d'inspiration, accompagner la découverte des usages avancés, qui se cachent derrière Ms Teams, est le point que j'aborde dans le billet suivant.

Comme expliqué dans le premier billet, Ms Teams relègue SharePoint à des usages collaboratifs avancés, le champ libre lui étant laissé pour des usages collaboratifs simples : on trouve ainsi à côté du fil de conversation, devenu une évidence, une bibliothèque de documents et cet ensemble de pages Wiki qui ressemble vaguement à 1 OneNote simplifié. Pour autant, contrairement à la première impression que certains pourraient s'en faire, l'adoption de Ms Teams ne se fera pas "toute seule", en utilisant la fameuse méthode de type "je fournis et je prie". Cette méthode a d'ailleurs déjà démontré toutes ses limites : peut-être l'avez-vous déjà essayé, par le passé, lors du déploiement de Yammer ou de SharePoint en mode self-service collaboratif ? Généralement, après le pic d'intérêt généré par l'opération de lancement de pareils outils, vous risquez de faire le constat suivant : au mieux, la solution rend service à une part non significative de la population globale de vos utilisateurs, pour échanger quelques fichiers sur un projet éphémère de collaboration, parfois transverse, au sein de vos services. Or, la population-cible de Ms Teams correspond à l'ensemble des utilisateurs travaillant chaque jour à l’aide de la suite Microsoft Office, soit près d'un milliard de personnes. La difficulté de porter la solution à l'échelle-cible est de parvenir à aller à l'encontre de 25 années d'habitude bureautique, marquées par la domination du PC, du serveur de fichiers et de la boite e-mail sur tout autre outil collaboratif. Les utilisateurs passent ainsi une grande partie de leur temps de travail à traiter des e-mails et des pièces jointes, des tâches, des réunions et des contacts, réalisant de façon manuelle un travail de communication de leur activité et de coordination. Ms Teams consacre l'idée que le Modern WorkSpace a besoin d'un espace collaboratif conversationnel, construit par groupe de travail, le fameux concept-clé utilisé lors de la conception des solutions SharePoint : ainsi, Ms Teams permettra à ses utilisateurs de retrouver tous les actifs informationnels ciblés sur le sujet précis de la collaboration (1). J'en profite pour saluer ici mon confrère et ami Sébastien Paulet qui m'a inspiré cette diapo ! Pour amorcer une adoption réussie de Ms Teams, la première étape va donc consister à accompagner la prise de conscience de ces habitudes et de ces travers en termes de productivité organisationnelle. J'ai rejoint le groupe onepoint en 2016, attiré par ses méthodologies disruptives : je propose à mes clients de faire ce travail dans le cadre d'un "Astronaute Office 365" spécialement dédié à Ms Teams : c'est un atelier d'Open Innovation ponctué de jeux sérieux aidant les acteurs à intégrer la nécessité de changer et de mettre en place les conditions favorables, qui permettront d' "investir du temps pour en gagner" (comme l'écrit, Christophe Coupez dans son ouvrage "Le digital interne en entreprise"). Le prochain billet est consacré à la présentation du kit d'adoption de Microsoft et ce que j'y apporte comme complément, au-delà de l'"Astronaute 365". (1) Cf. pages 32 à 36 " Adopter SharePoint sans développer | tome 1 : Mon Digital WorkSpace avec SharePoint"

Ms Teams semble déjà être une réussite. Au regard de la forte adoption progressive que l'on observe depuis son lancement en mars 2017, le pari qu'un utilisateur sur deux d'Outlook va découvrir Ms Teams dans les 2 prochaines années ne semble plus si inatteignable que cela. Il faut bien se rendre compte que votre univers bureautique démontrait d'évidents signes de saturation avec les deux grands problèmes que l'on rencontre dans toutes les organisations, à savoir le temps consacré à gérer de trop nombreux e-mails et réussir à orienter sa prise de décision à partir de données fiables. J'ai largement développé les exemples de chaos numérique dans le chapitre 6 de mon livre sorti en avril 2019, "De SharePoint à Teams", avec de nombreux exemples qui vous aideront à prendre conscience qu'il est nécessaire de tourner la page de 30 ans de serveurs de fichiers et 20 ans d'e-mails en entreprise. Ms Teams pousse-t-il SharePoint vers la sortie ? Ms Teams arrive dans le Digital Workplace Office 365 avec une sale réputation, celle qui fait de lui le fossoyeur de Skype for Business. Ms Teams est un logiciel qui agrège d'autres logiciels Microsoft bien connus, une grande partie des fonctionnalités de Skype mais également la boîte e-mail de groupe d'Exchange/Outlook et la bibliothèque SharePoint (je n'aborde pas ici la possibilité de se passer de la bibliothèque SharePoint pour un espace Cloud hors Office 365). Si on n'utilise SharePoint que pour sa bibliothèque de documents, alors les utilisateurs de Ms Teams ne sont effectivement pas près de s'aventurer sur le SharePoint sous-jacent de votre Ms Teams. Ms Teams relègue SharePoint à des usages collaboratifs avancés La vérité est plutôt là : Ms Teams relègue SharePoint à des usages collaboratifs avancés, laissant le champ libre à Ms Teams et sa bibliothèque SharePoint pour des usages collaboratifs simples. Paradoxalement, vous verrez que, après l'effet de mode observable au moment du lancement, l'adoption sur du long terme de Ms Teams passera par sa faculté à rencontrer des usages avancés, que l'on pourra développer sur le site SharePoint associé (cf. Chapitre 7 du livre "De SharePoint à Teams"). Le sujet de ce blog est dédié à l'adoption de Ms Teams dans une organisation car contrairement à la première impression que l'on peut s'en faire, l'adoption ne se fera pas "toute seule", en utilisant une méthode de type "je fournis et je prie". Adopter dans la durée et à une échelle significative dans votre organisation Ce blog va donc vous aider à inscrire l'adoption de Ms Teams dans la durée et à une échelle significative dans votre organisation. Les prochains billets sont consacrés à la limite de l'approche "je fournis et je prie" puis à la présentation du contenu du kit d'adoption de Microsoft et ce que j'y apporte comme complément. Longue vie à AdopteUnSharePoint.com ! Longue vie à AdopteUnTeams.com !

Je pense que vous vous êtes certainement déjà fait votre propre avis en  parcourant les 3 précédents billets de blog : ce fut dense et complexe. Autant l'approche de sites fonctionnant en "self-service" est vraiment réussie... Ces nouvelles solutions Office Groupes, Planner et Teams rencontrent un vrai succès et ont vraiment un bel avenir devant elles. Ils sont visuellement plus raffinés que les modèles de site SharePoint Server traditionnels et la gestion des droits a été simplifiée de façon spectaculaire grâce au groupe Exchange Office 365. Pour l'utilisation, il reste un point important à mon sens à améliorer : c'est une navigation quelque peu chaotique au niveau des URL Outlook, Planner et SharePoint lorsque l'on se balade entre les éléments de son site. PAr exemple, actuellement, sur mon APP de téléphone Teams, je ne vois pas mes tâches ; je dois installer l'APP Planner. ... autant la gouvernance en mode "centre de services" de ces solutions n'est pas (encore) aboutie Pour la gouvernance fonctionnelle de ces solutions collaboratives, il y a de plus en plus de fonctionnalités pour administrer les autorisations utilisateurs, les sites et les contenus mais c'est à différents endroits sur les différentes consoles d'administration Office 365, Azure Active Directory, Exchange Online et SharePoint Online que vous trouverez parfois une réponse complète, parfois une réponse partielle à vos problèmes de gouvernance. Actuellement une expertise PowerShell peut compléter le dispositif quelque peu éclaté sur la console d'administration Office 365... A travers cette série de billets sur la gouvernance de ces nouveaux sites, vous avez peut-être pris connaissance des nouvelles fonctionnalités du centre Office 365 Conformité et Sécurité ? Ce centre connait des mise à jour importantes pour permettre à Microsoft d'être au rendez-vous de la GDPR le 25 mai 2018 et on ne comprendrait pas que ces sites collaboratifs ne figurent pas dans le dispositif sous contrôle du "Data Privacy Officer". Sur la feuille de route des fonctionnalités à venir pour faciliter la gouvernance, de nouveaux outils Sur la feuille de route des fonctionnalités à venir pour faciliter la gouvernance, il m'a semblé important de vous mentionner d'autres outils que déploie autour de la console d'administration Office 365 et du centre de conformité et sécurité. Office 365 Advanced Security Management est une APP intégrée à E5 appelée Office 365 Cloud APP Security ; vous pouvez également souscrire à cet add-on : Voir comment les données de votre organisation dans Office 365 sont accessibles et utilisables Contrôler l’accès aux données d’Office 365 sur les appareils mobiles/applications Définir les stratégies qui déclenchent des alertes pour des activités pas courant ou suspectes Suspendre des comptes d’utilisateurs présentant une activité suspecte Obliger les utilisateurs à se reconnecter pour applications Office 365 après le déclenchement d’une alerte Ce dispositif Microsoft Office 365 vient apporter une série de fonctionnalités qui n'existent pas sur les versions Serveur mais pour les versions Serveur, Microsoft propose de vous assister grâce au logiciel Microsoft Operations Management Suite, à partir duquel un pack additionnel Office 365 mais également SharePoint 2016 est téléchargeable gratuitement. Il vous sera ainsi possible de créer des alertes sur des usages utilisateurs que vous définirez comme suspects. Enfin, à la mi-novembre de 2017, Microsoft a publié 2 informations : l'annonce d'une future console d'administration spécifique pour les sites Microsoft Teams (j'imagine que Planner sera inclus...) la mise en ligne en prévisualisation du "Compliance Manager pour Office 365" qui fournit un complément à Office 365 Sécurité et Conformité dans les outils de supervision pour l'ISO 2700 et GDPR... A tiens ! Du coup, un nouveaux billet à écrire dans la série sur Office 365 et la GDPR. Si vous ne pouvez pas attendre, cliquez sur l'image pour le découvrir dans un nouvel onglet. Voilà : cela peut vous donner l'impression assez légitime que cela part un peu dans tous les sens. Vous comprendrez assez pourquoi j'ai décidé de parler gouvernance seulement dans le tome 2 de "Adopter un SharePoint sans développer" et il est fort probable que les dernières retouches du tome 2 concernent justement la gouvernance. ;)

Ce billet est le 3e d'une série consacrée à la gouvernance des nouvelles solutions collaboratives, seulement présentes sur Office 365. Le précédent billet était spécialement consacrée à la gouvernance des utilisateurs. Ce billet traite de la gouvernance des contenus et de leur contenant, les sites. La gouvernance des sites Nous l'avons compris : par défaut, logiquement au bout de quelques mois, il va être difficile d'y voir clair dans les sites collaboratifs déployés en self-service. Fonctionnalité apparue avec l'édition SharePoint 2013 Server, la fonctionnalité de stratégie de sites inhérente à une collection de sites permet d'associer un site à une stratégie de fermeture et de suppression basée sur des champs de Date ; cette fonctionnalité permettait de mettre en place une politique proactive de limitation de l'utilisation d'un site sur la durée ? Cette fonctionnalité de stratégie de sites n'a pas trouvé (encore ?) sa place dans le centre Sécurité et Conformité, qui fait la part belle au contenu et non au contenant, en raison des contraintes GDPR qui guident fonctionnellement Microsoft depuis l'entrée en vigueur du règlement européen en 2016. Comme les « propriétaires » de l’Office Groupe sont donc en réalité des administrateurs de collections de site (paramètres de collections de site), libres à eux de supprimer leur site… mais peut-être viendra le moment que vous redouterez de voir des sites basés sur des Office Groupes et consorts être supprimés sans information ni validation. Du haut de votre console d'administration, il est également possible de supprimer un Office Groupe (comme dans l'image ci-dessous) mais… attention : lorsque vous supprimez un groupe, vous supprimez définitivement le site d'équipe et tout son contenu. Avant de le supprimer de cette manière, vérifiez bien que ce groupe Office 365 n'est pas utilisé par ailleurs car ce groupe peut tout à fait être utilisé pour gérer n'importe quelle autorisation de groupe SharePoint. La gouvernance des contenus Comme nous l'avons peut-être découvert dans ce billet, les "propriétaires" de l’Office Groupe sont en réalité des administrateurs de collections de site et ils peuvent par conséquent administrer la "seconde corbeille". C'est ce que l'on appelle de la délégation de responsabilité dans une plateforme collaborative. Je vous avoue avoir là un peu de mal a priori avec ce scénario, d'autant plus que des stratégies de préservation de contenu ont été annoncées mais ne sont toujours pas d'application sur SharePoint Online : le modèle de site "Centre de conservation inaltérable" (In-Place Hold Policy Center) permet en effet de gérer des stratégies qui visent à conserver les éléments dans des sites SharePoint pour une période de temps déterminée, basée sur des dates (de création ou modification) et des règles de filtre en KQL. Ces requêtes KQL pourraient par exemple exclure de la suppression des types de documents ou des documents passés sur des groupes de termes : pour éviter de perdre les "livrables documentaires à publier", autant il est tout à fait possible de paramétrer son site et ses APPs (on peut personnaliser les APPs en ajoutant des colonnes, aller chercher des groupes de termes partagés), autant je n'ai pas (encore ?) réussi à récupérer des types de contenu d'une collection de site syndicateur de type de contenu… Par conséquent, ces sites ne se gouvernent (actuellement ?) pas à l'aide de la publication des types de contenus entre collections de site et les utilisateurs devront alors déplacer les livrables de projet Office Groupe, Planner ou Microsoft Teams "à la main". Dans la même veine, il n'est pas possible de créer ses propres modèles de sites Office Groupe, Planner ou Microsoft Teams et leur bibliothèque de document. Alors, il reste le paramétrage a posteriori par script PowerShell . La solution pensée par Microsoft trouve forme dans le centre Sécurité et Conformité d'Office 365, lequel va vous permettre de gérer des contenus au regard de la GDPR, mêlant : une nouvelle version du centre e-discovery, en console d'identification de données GDPR non structurées ! une nouvelle fonctionnalité de gestion d'étiquettes avec des règles de rétention basées sur des événements et non plus des champs date. Une fois ces étiquettes appliquées, tous les éléments de cette bibliothèque seront soumis aux paramètres de rétention associés. Par exemple, si vous appliquez une étiquette qui conserve le contenu pendant 1 an, tous les éléments de cette bibliothèque hériteront de l’étiquette et seront conservés pendant 1 an. Dans la capture d'écran ci-dessous, on découvre que l'on peut définir les stratégies d'étiquette sur les emplacements Exchange, SharePoint , OneDrive, Office Groupes mais également Skype ! Point de Yammer ici… Autre surprise que nous trouvons dans les paramètres de Teams sur la console d'administration Office 365 ! Il est possible d'utiliser les fonctionnalités de Teams et de stocker les documents en dehors de SharePoint, en dehors d'Office 365 : sur Dropbox, sur Google Drive, sur Box et Sharefile. Bon, en termes de gouvernance, on s'expose à une solution irrecevable pour une organisation mais en termes de stratégie Marketing, Microsoft fait fort… La conclusion ? Patience : encore quelques heures...

D'une manière générale, quels sont donc les objectifs des sites de collaboration ? Permettre à des utilisateurs de concentrer dans un espace numérique tous les actifs informationnels dont ils ont besoin pour leur permettre d'accomplir leur travail : un site de collaboration peut ainsi être calqué sur l'organisation (espace d'équipe correspondant à un service ou un espace de travail inter-équipes) ou être plus matriciel et surtout plus éphémère, dont la politique de création peut alors davantage correspondre à un scénario "site à la demande". Je retrouve complètement l'esprit de nos trois nouvelles solutions dans la définition du site en "self-service". Si le complément a bien été activé (ci-dessous, sur la console d'administration Office 365, dans la section Paramètres, dans Services et complément), tout utilisateur peut utiliser mais également créer un Office Group ou un Planner, ce qui revient à la même chose désormais. En effet, par défaut, tout collaborateur qui a besoin d'un espace de collaboration Group ou Teams peut ainsi créer un espace de travail. Office Group et Planner possèdent actuellement 2 appellations mais c'est Planner qui sera conservé ; Office Groupes a muté en nouveau site d'équipe SharePoint que l'on peut d'ailleurs déjà créer au moyen d'une nouvelle collection de site d'équipes lorsque l'on possède les droits d'administrateur SharePoint Online. C'est la même chose avec Microsoft Teams à la limite près que les utilisateurs disposant de licences Microsoft Teams actives voient la vignette d’application Microsoft Teams, même si vous désactivez Microsoft Teams sur cette page (cette limitation est temporaire et sera corrigée à l’avenir). Tout utilisateur peut ainsi depuis Outlook Web App ou son OneDrive créer un Planner ou Office Group et, comme je l'ai mentionné plus haut, la gestion des accès est devenu un jeu d'enfants pour n'importe quel utilisateur sans que l'on ait préalablement besoin de le former : le site est public (tout le monde peut alors lire tous les éléments) ou privé (visible uniquement par les membres du groupe) L'utilisateur peut inviter des membres et attribuer le niveau d'autorisations "propriétaire" à n'importe quel membre (notez bien que j'ai volontairement mis entre guillemets le mot propriétaire ; je vais m'en expliquer plus bas) La gestion des droits a été rendue simple par le fait que, derrière chaque création d'un espace Office Group, Planner et Teams, une collection de site est créée et est connectée à une boîte e-mail de site : ces solutions sont ainsi construites à cheval entre SharePoint et Exchange pour Office Group et Planner, SharePoint et Skype pour Ms Teams. Il revient néanmoins à l'administrateur Office 365 d'autoriser ou non les membres extérieurs à accéder aux groupes. Pour bloquer les accès externes, l'administrateur Office 365 peut désactiver l'accès aux membres de groupes extérieurs sur la page paramètres - Services et compléments tant pour les Groupes Office 365… … que pour les Microsoft Teams. Les « propriétaires » (entre guillements) de ces 3 solutions sont donc en réalité des administrateurs de collections de site ; ils accèdent donc le plus souvent sans formation à la seconde corbeille et aux paramètres des collections de site. Par contre, l'administrateur Office 365 qui n'est pas invité n’est pas, par défaut, administrateur de ces 3 solutions et aucune des 3 solutions n’apparaît (encore...) sur la console d’administration SharePoint Online ! Microsoft a pour cela prévu une nouvelle version du centre d'administration SharePoint Online, qui présentera des fonctionnalités d'administration comme l'affichage des colonnes de site, depuis la liste des collections de site. En attendant, l'administrateur Office 365 peut mesurer le nombre des solutions créées sur la page d'administration des groupes dans l'Admin Center Office 365 et constater le fort taux d'adoption de ces solutions… Vous vous souvenez, la multiplication des mignons petits lapins ! Que peut faire l'administrateur Office 365 pour encadrer la création de ces solutions autrement qu'en donnant les droits à tous les utilisateurs de la solution ? Sans passer par PowerShell, ne peut-il pas limiter le droit de créer un Office Groupe à certains utilisateurs ? La réponse est oui mais pour cela, l'administrateur doit posséder les droits Administrateur Exchange Online car c'est sur le centre d’administration Exchange que réside la solution : il est possible de créer un rôle spécifique et d'associer ce rôle à certains utilisateurs lors de la création des utilisateurs. Il restera alors à appliquer le nouveau rôle de l'utilisateur au niveau des fonctionnalités de boîte aux lettres… comme ci-dessous. Toujours dans Exchange, l'administrateur peut gérer a posteriori les accès et les rôles dans les 3 solutions Groupes, Planner et Teams sans oublier les groupes Yammer ! Dans le centre d'administration Azure Active Directory ci-dessous, vous pouvez désactiver la gestion des groupes en libre-service et même sélectionner les utilisateurs pouvant gérer les groupes Offices 365. Alors oui, pour cette solution, il faudra souscrire à Azure Active Directory. Une fois que vous aurez réalisé toutes ces actions de paramétrage, vous constaterez que désactiver la création de groupes ne repose que sur une politique de boîte aux lettres Outlook et que cette technique ne désactive seulement la création de ces solutions que depuis OneDrive, Outlook client et Web Access. Or Microsoft permet la création des groupes par d’autres canaux, en particulier de manière indirecte via la création des groupes Yammer et des Microsoft Teams… Comme facteur de multiplication des sites, il existe le risque de ne pas avoir facile à identifier le sujet couvert par tel ou tel site ; du coup, vous voudrez peut-être prévenir la création de groupes en doublon ou redondants… en appliquant des conventions de nommage sur les groupes (vous ne pourrez le faire que par PowerShell pour l'instant)… ou aller jusqu'à la mise en place d'une liste de demande de création de site sur SharePoint ou via une boîte e-mail. Il y avait des petits problèmes de synchronisation lorsque l'on modifiait le nom d'un de ces sites ; sur la page de démarrage de SharePoint, on n'obtenait pas la modification de ce nom mais mes derniers tests sont concluants. Nous verrons verrons dans le billet de demain la gouvernance spécifique des contenus et des sites, après avoir examiné la gouvernance des utilisateurs des Offices, Groupe, Planner et Teams.

Le nouveau centre Sécurité et Conformité d'Office 365 (prévisualisation  novembre 2017 - date de finalisation Q1-2018) facilite-t-il la gouvernance des solutions Office Groupe, Planner et Microsoft Teams ? Que les choses soient claires ; ceux qui m'ont croisé depuis 18 mois savent que j'ai eu du mal à conseiller mes clients d'adopter les 3 nouvelles solutions collaboratives (Office Group, Planner et Microsoft Teams) sans qu'ils y réfléchissent bien à 2 fois. La raison ne tient pas à la qualité de l'expérience utilisateur proposée :  j'ai moi aussi tout de suite été séduit par la qualité de l'expérience utilisateur offerte, qui explique la forte adoption de ces solutions. Patrick Guimonet à aOS Mauritius et aOS Réunion ne comparait-il pas avec malice ces solutions à des mignons petits lapins nains ? Qui trouverait à y redire sur la qualité de l'expérience utilisateur des nouveaux modèles de site collaboratif ? Ce fort succès auprès des utilisateurs a représenté une réelle opportunité pour les organisations d'introduire de nouvelles façons de travailler, plébiscitées par des utilisateurs, attirés par des solutions comme Trello, Slack, Hipchat, Mattermost… Alors pourquoi mes réticences à donner un GO franc et massif ? À cause de la gouvernance de ces solutions ! La gouvernance est un sujet généralement sera plus facile à aborder avec les grandes organisations qu'avec les TPE et les PME. Et je m'amuse à cultiver la comparaison avec nos mignons petits lapins : sans une bonne gouvernance, vos nouvelles solutions collaboratives vont avoir tendance à se multiplier dans votre solution Office 365 à la même vitesse qu'à laquelle les lapins se reproduisent !! Si vous ne faites rien, il y a le risque pareil aux lapins qui ont envahi l'Australie que vos Office Group and Co. nuisent à la gouvernance de votre solution : ai-je vraiment la maîtrise de l'information de mon organisation en termes de confidentialité et de gestion du cycle de vie ? Après avoir dévoré l'Australie, ces lapins ne vont-ils pas dévorer la gouvernance de ma plateforme collaborative !? Il y a encore peu, "gouverner" ces solutions requérait de la part d'un administrateur une expertise en PowerShell. Parmi les plus fameuses contributions d'experts pour former ces administrateurs, j'ai noté cet excellent tutoriel coréalisé par Etienne Bailly et Benoit Jester. https://collab365.community/french-ameliorer-la-gouvernance-de-votre-ged-grace-a-powershell-o365-groups-onedrive-sponline/ Est-ce que Microsoft vous a définitivement condamné à apprendre PowerShell ? Et bien non bien sûr ! Je vais vous présenter des nouvelles fonctionnalités du centre d'administration d'Office 365 et du nouveau centre Sécurité et Conformité d'Office 365 (nouveau centre en prévisualisation ce mois-ci). La gouvernance d'un site SharePoint dépend de l'usage attendu du site. Pour rappel, je résume la gouvernance comme étant l'ensemble du dispositif mis en place (personnes et rôles) pour atteindre les objectifs que l'on vise en déployant ladite solution. Alors, quel niveau de gouvernance ai-je besoin d'appliquer à mes nouvelles solutions collaboratives ? Ces trois solutions ont pour tronc commun la solution Office Groupe et n'ont clairement pas la vocation de compléter les sites classés dans les catégories publication ou entreprise (centre des documents, centre des enregistrement, centres de recherche et centre de B.I.) : les sites de publication sont utilisés comme des espaces intranet et les sites d'entreprise sont utilisés comme des espaces de partage de référentiels (présent, passé, recherche), support à l'activité ; ces sites requièrent généralement tous une gouvernance FORTE, de par le nombre de visiteurs et l'importance des contenus publiés. Pour autant, est-ce que les sites de collaboration ont également besoin d'une gouvernance aussi forte au regard des traditionnelles dimensions de la gouvernance ? La gouvernance des utilisateurs… quand on voit comment certaines organisations ont peur de leur gestion  des accès en désactivant tout simplement Delve…? La gouvernance des sites et des contenus… certains de mes clients me demandent de supprimer le droit de supprimer, pour ne perdre aucune information…? Je vais donc publier 3 prochains billets et vous livrerez ma conclusion dans les 4 prochains jours !!

Ce billet ouvre une série de 5 billets sur le thème "5 évidences sur la gouvernance SharePoint". évidence 1 : sauteriez-vous d'un avion sans parachute ? évidence 2 : le gourou de la gouvernance n'existe pas évidence 3 : la gouvernance est un projet documentaire à part entière évidence 4 : la gouvernance constitue une sécurité pour garder le "client" au centre du jeu évidence 5 : en suivant la Road Map de Microsoft, vous n'y couperez pas Se lancer dans un projet SharePoint sans établir clairement les rôles et les tâches de chacun, cela revient à sauter d'un avion sans parachute et à prendre le risque de ne pas parvenir à "poser le projet en douceur". Cela s'explique par le fait que notre réflexion est historiquement basée sur la croyance que le développement informatique, seul, peut tout : nous pensons que les outils technologiques vont nous sauver. Or, SharePoint est un projet à fort impact organisationnel. Vous pouvez être d'accord avec la nécessité de vous organiser mais, le jour venu du lancement du projet, comme souvent, vous allez être happé par le quotidien et le plan de gouvernance ne verra jamais le jour ; on compte sur vous pour que le projet aboutisse à un succès et vous n'avez pas forcément le soutien de votre management pour structurer une démarche de gouvernance plus formelle que de coutume, surtout par rapport aux utilisateurs finaux que l'on implique pas plus que la définition des besoins et des tests d'acceptation. Généralement, la raison est que vous disposez d'un interlocuteur pour l'infrastructure informatique et que vous vous occupez de la supervision des développements en relation avec vos utilisateurs finaux. Vos "Best Practices" vous imposent généralement des règles en matière de "Business Continuity" et "Disaster Recovery", de sécurité et d'autorisation mais la gouvernance d'un projet SharePoint dépasse les aspects d'infrastructure et de sécurité. Si vous êtes soumis à des règles de documentation concernant la documentation du code développé sur-mesure, là aussi, le plan de gouvernance devra comporter une partie Développement mais qu'en sera-t-il du paramétrage sur-mesure de votre SharePoint ? Comme SharePoint est une plateforme personnalisable, elle requiert un effort de gouvernance plus fort pour l'équipe de conception de la solution. La gouvernance concerne également la dimension "fonctionnelle" ; les choix de paramétrage avancé et de développements spécifiques devront être pris en fonction du degré de maturité des utilisateurs et de la nature de l'information traitée : la personnalisation des vues de liste/bibliothèque, fonctionnalités avancées de version, d'extraction ou de coédition, d'approbation, de workflow de publication, l'utilisation des ensembles de documents, la mise en archive courante, intermédiaire ou définitive, la personnalisation du moteur de recherche, les fonctionnalités liées aux pratiques sociales et communautaires… Parmi les 3 types de gouvernance à intégrer à votre plan général, j'ai coutume de dire que la gouvernance fonctionnelle est le parent pauvre de la gouvernance au niveau outils et méthodes. C'est bien là une raison d'une AMOA forte autour du projet : SharePoint est un généralement un projet à impact organisationnel élevé et la conception de la solution doit être centrée sur la nécessaire adhésion des utilisateurs. Oui, des méthodes existent pour réaliser des analyses "métier" et maquetter des cas d'usages mais on ne parle là que de la conception et non de la gouvernance fonctionnelle tout au long de la vie du projet. Par exemple, savez-vous qu'il existe 33 types d'éléments SharePoint que vous devrez paramétrer pour chaque niveaux d'autorisations ? Il existe également des outils tiers pour automatiser certaines tâches non prévues initialement par Microsoft mais ces outils ne sont que des assistants pour réaliser les tâches dévolues à la bonne gouvernance fonctionnelle de votre solution. En fonction de votre SharePoint, il faudra déterminer la gouvernance fonctionnelle dont vous aurez besoin : éditoriale, communautaire, taxonomique…? Bâtir un plan de gouvernance pour votre projet SharePoint peut vous apparaître comme une énorme charge de travail supplémentaire ; s'ajoutant à votre quotidien qui est de mettre le projet sur les rails, de le livrer et… c'est tout car, ensuite vous devrez de toute façon passer à autre chose… Cela peut vous paraître d'autant disproportionné et superflu au regard du périmètre de votre projet : en soi, ce n'est pas une mauvaise chose car cela pourrait signifier qu'au moins, votre premier projet SharePoint est de taille modeste (ce qui est recommandé, j'ai entendu Xavier Vanneste parler de l'effet "nénuphar", "les nénuphars s'ouvrant les uns après les autres pour remplir progressivement la mare"). Or, c'est justement ce premier petit projet qui constituera l'occasion la plus facile à saisir pour établir votre premier plan de gouvernance et introduire des Best Practices liés à votre SharePoint. Si vous n'établissez pas de plan de gouvernance, il est possible que ce soit tout le contraire qui se produise et que vous ne puissiez jamais passer complètement à autre chose. Ne pas établir les règles de gouvernance est un excellent moyen pour se rendre indispensable et ne jamais pouvoir sortir du projet. Le plan de gouvernance représente donc à mes yeux le parachute qui va vous aider à atterrir en douceur, comprenez à livrer le projet de la façon la plus contrôlée aux différentes parties concernées : avoir repris la charte de vision qui comporte les enjeux, objectifs et impératifs du projet puis avoir établi qui (?) fait quoi (?) et pourquoi (?), quand (?) et comment (?) pour couvrir toute la vie de votre projet SharePoint, de la conception-réalisation à la phase de maintenance continue. La seconde évidence est "le gourou de la gouvernance SharePoint n'existe pas".

Pourquoi se soucier encore et toujours de l'adoption en informatique ? Il est toujours bon de rappeler que les projets informatiques doivent être abordés avec beaucoup d'humilité ; si on regardait les chiffres que certains cabinets d'études brandissent quand il s'agit de faire le bilan sur la réussite de projets ? The Standish Group's publiait en 2011 dans le « CHAOS Study » que 66 % des projets informatiques étaient en échec, soit total (abandon) soit partiel (dépassement des coûts ou des délais, périmètre incomplet). (le niveau de détail supplémentaire ?) ; parmi les facteurs clés de succès, en deuxième position après l'importance donnée au support du sponsor, vient la bonne gestion de l'adoption par les utilisateurs, avant même l'importance du choix d'un chef de projet expérimenté. Une autre étude publiée par Oracle en 2012 visait à démontrer que l'expérience d'utilisation est désormais un élément clé de la qualité ressentie et que presque 81 % des clients sont prêts à payer plus (5 %) pour avoir une meilleure expérience d'utilisation (Oracle, 10/12/2012). Payer 5 % de plus pour avoir la garantie que le projet soit adopté dans des meilleures conditions démontre que nous sommes loin des 20% que nous avons l'habitude de mettre en avant lorsque nous évoquons les coûts liés à la gestion de projet et l'assistance à maîtrise d'ouvrage. La faute n'en revient donc pas nécessairement aux professionnels du secteur mais à un contexte d'achat tendu par le contexte économique et par le fait qu'ils ont déjà connu des projets qui ont coûté trop cher puisqu'ils ont fini en échec : avoir conscience et répéter qu' « investir dans la maîtrise de l'adoption, c'est faire des économies », cela fait partie du « job ». Et cela est encore plus vrai pour un projet SharePoint ! Non pas que la maturité du produit soit en cause mais en raison de la nature "à finir soi-même" de SharePoint : SharePoint faisant partie intégrante de la suite Office, beaucoup ont tendance à penser que l'on doit se soucier de l'adoption de SharePoint comme on se soucie de l'adoption de Word, d'Excel ou de PowerPoint... SharePoint a vocation à organiser le travail bureautique, souvent dans des configurations d'organisation avec processus faiblement formalisé, où règnent depuis près de 20 ans, la messagerie internet et le serveur de fichiers partagés. Si vous avez le même SharePoint que votre voisin(e), c'est que vous n'avez pas suffisamment approfondi votre relation à votre SharePoint... SharePoint n'est pas une application métier mais est un produit, une plateforme qui va recevoir vos solutions personnalisées. Pour le métier de concepteur de solution SharePoint, j'utilise volontiers l'image d'un cuisinier : SharePoint met à dispositon du chef une batterie d'ingrédients, parmi lesquels les fonctionnalités de réseaux sociaux d'organisation, de moteur de recherche, de gestion électronique de documents, de formulaires, de workflows comme autant d'ingrédients. SharePoint ne fait donc pas encore de vous un cuisinier hors pair… Il reste qu'il vous faudra alors posséder le savoir-faire pour réaliser de bons petits plats, digestes pour vos utilisateurs finaux. C'est la raison pour laquelle, pour réussir son adoption réussie de SharePoint, je recommande de commencer son étude de projet SharePoint par une formation pour faire le tour des ingrédients mis à disposition. Ensuite, vous devrez accompagner le déploiement de votre solution auprès de vos utilisateurs (car l'informatique seule ne peut tout...) et l'intégrer à un plan de gouvernance sans lequel vous ne pourrez atteindre durablement vos objectifs.

Le second temps de la formation : planifier une formation à votre solution SharePoint réalisée sur-mesure Le premier temps de la formation a consisté à se former aux fonctionnalités de base de SharePoint venant se greffer à l'univers Office de vos collaborateurs ; en effet, déployer un SharePoint revient à introduire une nouvelle couche de fonctionnalités pour la gestion électronique de leurs documents : chercher un document, enregistrer et classifier l’information, gérer des versions, utiliser des workflows de validation et de publication… Le second temps de la problématique "Adoption de SharePoint et formation" ne consistera pas en une formation à SharePoint mais correspondra à la préparation et l'animation de session de formation à destination de vos collaborateurs, portant sur la solution Métier conçue au travers de SharePoint, une formation à ancrer dans le cadre de leur quotidien au travail. Je recommanderai presque de limiter dans la mesure du possible le terme SharePoint dans le vocabulaire de votre projet lorsque vous vous adressez à vos utilisateurs finaux car l’appropriation en sera d’autant plus facilitée, non pas qu’il faille cacher aux utilisateurs que SharePoint est l’outil utilisé mais parce que, dans la logique d’une solution à « finir soi-même » : pour caricaturer mon idée, si vous devez former vos utilisateurs finaux à « SharePoint », c’est que vous avez manqué l’étape de conception de cette solution sur-mesure. J’ai fait mes premières armes dans la documentation d’éditeur de logiciels pour lequel il était plus évident pour ses clients de concevoir un plan de formation spécifique de manière à permettre à ses utilisateurs d’acquérir les connaissances nécessaires pour travailler dans ce nouvel environnement informatique ; il était de même lorsque ces clients demandaient des développements personnalisés spécifiques. La raison est que, pour les produits Office, on a trop souvent tendance à ne pas prendre cette dimension car l’environnement Office est déjà connu des utilisateurs finaux, que SharePoint peut respecter la logique utilisateur de l’organisation documentaire en place et que « c’est du Web et les utilisateurs vont sur Internet toute la journée… »