Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ? Et le magasin d'APP Teams alors!

Que signifie la posture que j'ai présentée dans le premier billet de blog, résumé par "Ms Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ?"

Est-ce que cela signifie que Ms Teams n'est condamné qu'à être utilisé pour un fil de conversations et un espace de fichiers pour un projet ponctuel ? Non, si on sait que l'on peut ajouter des fonctionnalités grâce à son magasin d'APP.

Le magasin d'APP de Ms Teams est beaucoup plus simple à utiliser que l'ancien magasin d'APP SharePoint (il avait fait son apparition en 2012 sur Office 365, en même temps qu'il apparaissait sur l'édition SharePoint 2013 Server).

Le magasin d'application de Teams comporte 2 tiroirs, si je puis dire : les applications Microsoft et les applications d'éditeurs tiers.

Parmi les APPs Microsoft, vous trouvez Forms, OneNote, le planificateur "Planner", Power BI, Stream et le Wiki, les autres propositions Office (Excel, PDF, PowerPoint et Word) ne représentant que des "raccourcis" vers des fichiers contenus dans l'onglet Fichiers (la bibliothèque SharePoint sous-jacente à votre Ms Teams). Restent ensuite l'onglet bibliothèque SharePoint qui sert à créer une fenêtre vers une bibliothèque SharePoint d'un autre site SharePoint, l'onglet SharePoint permet quant à lui de pointer sur une page d'un site SharePoint Online et enfin, l'onglet Site Web vous permettra, à l'instar d'un "iframe", de pointer sur n'importe quel page web que vous utiliseriez dans un navigateur Internet.

Dans la catégorie Autres onglets, vous pouvez retrouver ces applications d'éditeurs tiers : en 2019, plus de 140 applications s'y trouvent et toutes ne trouveront pas forcément leur place sur un onglet puisque l'on y trouve également des ChatBots et des connecteurs.

Peut-être que votre organisation ne souhaite pas laisser en libre service l'accès à toutes ces applications Cloud présentes dans le magasin, dont elle peut se méfier, considérant ces applications comme des éléments de Shadow IT externes. Microsoft permet d'aller au-delà de fermer totalement l'accès à ces applications externes.

Comme je l'explique dans mon livre "SharePoint, Teams : une gouvernance efficace", vous pouvez déjà gérer la liste des APPs que vous souhaitez faire apparaître dans le magasin d’applications, en attendant fin 2019, l'arrivée de la fonctionnalité des stratégies d'autorisations des applications, permettant de définir quels utilisateurs pourront ajouter quelles applications dans leurs espaces Ms Teams (1).

Il y a donc des fonctionnalités qui permettent de mettre en place une sorte de gouvernance applicative dans le Digital WorkSpace Ms Teams.

Il paraît qu'ajouter une APP revient à augmenter la puissance d'adoption de 75% ? Cela vaut peut-être le coup de s'y arrêter et de jeter un petit coup d'œil à tout cela ?

Concernant "Ms Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ?", ne voyez pas là une opposition mais bien une complémentarité de ces 2 outils que je vous propose d'explorer dans le prochain billet.

(1) Cf. Adopter SharePoint sans développer | tome 3 : SharePoint, Teams une gouvernance efficace, page 205.