Événement en direct : profitez de la période pour essayer Ms Teams au-delà des réunions à distance !
Comme plus de 50 millions d’utilisateurs dans le monde, le confinement me fait passer de nombreuses heures en réunion virtuelle Ms Teams.
5 semaines, 50 millions d’utilisateurs MS Teams : quel bilan ?
Après 5 semaines de télétravail forcé, la vie continue grâce à Ms Teams, une très grande partie de l’activité bureautique Microsoft s’y étant engouffrée, certainement à marche forcée pour une partie des 12 millions de nouveau utilisateurs. Il y a encore largement la place pour un accompagnement de qualité afin d’aider les collaborateurs et leurs managers à s’organiser en mode télétravail subi et massif (tout sauf du télétravail normal).
Il y a beaucoup de résilience chez les personnes que j’ai « croisées en réunion virtuelle ». Je me suis aperçu que les participants à ces réunions en ligne ont adopté, en ces temps compliqués pour la bande passante, la modération de la vidéo, l’usage du chat conversationnel et des smileys pour détendre une atmosphère devenue lourde pour les plus isolés.
Mais il ne faudra surtout pas se contenter de ne voir Ms Teams que le seul successeur de Skype.
Comme tout bon consultant Microsoft 365, je n’ai pas fini de répéter dans les semaines et mois à venir que les utilisateurs ne devront pas se contenter de ses seules fonctionnalités de communication.
Le travail n’est surtout pas constitué que de communication. Il y a SharePoint dessous qui apporte la co-édition sur les fichiers et Planner permet d’organiser la gestion des tâches.
Ms Teams, qui joue un peu les sauveurs pour garder du lien entre les collaborateurs, doit être appréhendé pour tout ce qu’il représente comme outil de collaboration Modern, avec la richesse fonctionnelle qu’il apporte à tous ses utilisateurs : toutes les applications du magasin Teams viennent ainsi enrichir le travail collaboratif en apportant des nouvelles pratiques.
J’ai donc l’occasion de montrer à mes interlocuteurs des usages dépassant l’usage de Teams et de SharePoint.
J’ai ainsi personnellement passé tout mon catalogue de services en mode réunion Teams ; je fais tout ce que je sais faire de chez moi : formation « concepteur » et « administrateur », coaching et assistance technique. Ce qui est nouveau pour moi, c’est que je réalise aussi désormais des ateliers de Design Thinking pour « Brainstorm-er » sur des thématiques d’adoption stratégique, de gouvernance, de mise en place de mesures Sécurité et Conformité et enfin co-construire des solutions SharePoint, Ms Teams, Power Apps… Ces ateliers requièrent une solide expérience pour laquelle je me fais accompagner par des collègues facilitateurs quand le scénario ou la taille du groupe le requièrent.
Je partage aussi mes expériences au travers de webinars gratuits pour dispenser des conseils sur l’adoption rapide et efficace de MS Teams en mode confinement pour gérer ses échanges et ses tâches.
J'en ai profité pour essayer Teams en mode « Live Event».
Pour essayer Teams en mode « Live Event », j'ai d'abord dû adapter les paramètres d’administration Ms Teams mis par défaut.
Pour organiser un Live Event dans Ms Teams, je dois mettre ma casquette d’administrateur Ms Teams ou faire appel à ses services car si vous voulez tester vous-même cette fonctionnalité, il faudra modifier les paramètres par défaut de Ms Teams.
Il existe un paramètre de réunion en ligne qu’il faudra adapter (dans la stratégie d’événement global ou une stratégie personnalisée) si vous souhaitez organiser un « Live Event » totalement public.
Parmi les paramètres ci-dessous, il faudra choisir qui peut rejoindre des événements directs:
- limités à certains utilisateurs ou groupes Office 365,
- limités à tous les membres de l’organisation,
- accessibles par email à tout utilisateur externe.
Ensuite, l’administrateur Ms Teams doit vous assigner ladite stratégie d’événement en ligne qui le permet, comme dans l’écran ci-dessous.
Créer son premier événement en direct
Après le changement effectif des paramètres (plusieurs heures sont parfois nécessaires pour sa prise en compte), la personne se voyant appliquer la stratégie de réunion par défaut est en capacité d’organiser son événement en direct en cliquant tout simplement dans son calendrier dans Teams.
La première différence avec une réunion « normale » est que vous allez attribuer à chaque contributeur de votre événement en direct un rôle entre deux :
- Le producteur, qui a seul le droit de démarrer et de fermer l’événement, gère le partage d’écran (bureau ou PowerPoint) et la parole aux présentateurs,
- Le présentateur, qui pourra lui aussi contribuer en audio et en vidéo en plus de pouvoir naviguer dans le PowerPoint.
Les participants quant à eux ne possèdent pas les mêmes fonctionnalités que dans une réunion Teams traditionnelle, car ils ne peuvent pas contribuer (pas de prise de parole, pas de partage vidéo ou d’écran)… ce qui vaut certainement mieux si vous organisez un événement de 10.000 personnes (la capacité maximale à ce jour, qui est bien au-delà de ce que proposent des services Cloud concurrents).
Est-il possible de partager les rôles de producteur et de présentateur avec un utilisateur invité ?
En revanche, j’attire tout particulièrement votre attention sur le point suivant car on frôle le bug. Si les utilisateurs invités sont autorisés dans votre centre d’administration, Ms Teams vous laissera inviter un utilisateur externe comme dans toute bonne réunion Ms Teams traditionnelle, ce qui apparaît tout à fait logique. Le problème est que cet utilisateur externe, même invité en tant qu’organisateur ou présentateur, n’accèdera finalement qu’en tant que participant, avec le message suivant.
Un second écran va maintenant vous demander de choisir le niveau d’autorisations de l’événement en direct.
Notez qu’un discret ascenseur vertical permet d’accéder à aux options d’activation et de désactivation d’autres paramètres de l’événement en direct, dont :
- Le précieux module de questions / réponses qui vous permet d’échanger avec les invités à l’événement, le traditionnel fil de conversation Ms Teams étant réservé aux organisateurs et aux présentateurs,
- Les options d’enregistrement de l’événement,
- Le rapport d’usage de l’événement.
Après validation, Ms Teams vous soumet le formulaire d’accès à l’événement en direct en proposant le lien de participation que vous pourrez publier dans un email ou sur un site.
Mon premier événement en direct en tant qu’organisateur
Pour un organisateur, un événement en direct est vraiment différent d’une réunion classique, alors que l’expérience utilisateur d’un présentateur s’en rapproche le plus.
Notez que tous les deux doivent nécessairement utiliser l’application Teams de bureau.
L’organisateur possède un concept, il me semble quelque peu inédit lorsque l’on utilise des solutions concurrentes : la page de l’organisation possède une fenêtre de préparation et de visualisation à côté de la fenêtre de diffusion en direct.
Cette fonctionnalité est sympathique mais pour avoir testé seul et à plusieurs le rôle d’organisateur, elle n’a pratiquement aucun intérêt actuellement quand on est seul car vous ne pouvez partager que votre bureau ou votre vidéo, lorsque vous l’activez.
Par exemple, j’aurais aimé partager un diaporama PowerPoint (qu’un présentateur peut faire défiler à son rythme) tout en préparant la fenêtre de mon navigateur Web pour exécuter ma démonstration.
Cela reprend son sens avec plusieurs organisateurs qui partagent leur bureau et pourront ainsi se mettre d’accord sur le prochain contenu, vous m’avez compris.
Second point qui peut vous déconcerter par rapport à une réunion Teams, et dont vous vous rendrez compte si un participant à l’événement est à côté de vous, il va se passer entre 20 et 60 secondes entre le moment où vous parlez et le moment où les participants vous entendent. Il y a une bonne raison à cela : l’événement peut non seulement être enregistré mais il peut aussi être retranscrit et traduit dans des langues cibles ! Ce laps de temps est donc consacré au traitement du flux, ce qui qui nous ouvre le champ des possibles dans les réunions Teams normales mais à une échéance inconnue.
Ms Teams n’a pas fini de vous surprendre, que vous ayez débuté il y a 3 ans ou il y a 3 semaines.
