Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ? Une complémentarité à explorer !
Ms Teams pour les usages simples, SharePoint pour les usages avancés ?
Il ne faut surtout ne pas y voir là une opposition comme je l'ai écrit dans le titre de ce billet, voyez-y une complémentarité de ces 2 outils à explorer.
Progiciel bureautique venant en complément de la suite Office, SharePoint a longtemps souffert de sa richesse fonctionnelle, et était associé, par conséquent, à la relative complexité qui accompagnait son déploiement : par définition, SharePoint, c'est l'outil à finir à soi-même, auquel j'ai dédié le blog adopteunsharepoint.com.
Alors que la suite Office est le "royaume de la productivité individuelle", SharePoint est un progiciel, bureautique, un outil de productivité organisationnelle, qui permet avec, beaucoup de maitrise, la création d'intranet, de base de connaissances avec des espaces de publication, d'archivage et de recherche, et la création de d'applications "Métiers" collaboratives.
SharePoint était un outil trop complexe pour des usages collaboratifs simples, nécessitant de la communication en situation de mobilité
SharePoint était un outil trop complexe pour des usages collaboratifs simples et pas suffisamment orienté "conversation", dans une décennie 2010/2020 qui a vu une montée de besoins d'espaces collaboratifs ponctuels de manière à réduire la prépondérance de l'usage de l'email.
C'est la raison qui explique que SharePoint se voit désormais assister de Ms Teams, un outil collaboratif plus simple visant à améliorer la productivité de groupe : un fil de conversations, une bibliothèque de documents, des pages wiki, des petites applications supplémentaires que l'on peut ajouter (précédent billet de blog) pour répondre à des besoins simples, le temps d'une collaboration éphémère pouvant impliquer des équipes internes, avec ou sans son écosystème de clients ou fournisseurs externes.
Un espace Teams permet le partage de nombre d'éléments que SharePoint devaient partager avec Outlook
De base, un espace Ms Teams permet ainsi le partage de nombre d'éléments que SharePoint devaient partager avec Exchange en cliquant sur le bouton de fonctionnalités "Connecter avec Outlook" des rubans classiques de liste :
une boite email de groupe (c'est "natif", en cliquant sur […] à droite du nom d'un canal), en ajoutant une APP de type boite aux lettre de site ;
Les Apps Bibliothèque de documents, Tâches, Forum de discussions, Calendrier et Contacts en ajoutant les APPs respectives puis en cliquant sur le bouton de fonctionnalités "Connecter avec Outlook" de l'onglet Liste/bibliothèque (1)
Avec Ms Teams, nul besoin d'ajouter les APPS suivantes donc :
Alors qu'avec SharePoint et Outlook, il fallait ajouter une APP de type boite aux lettre de site, dans Ms Teams, chaque canal est associé à une boite email de groupe ;
Alors qu'avec SharePoint et Outlook, l'APP "Forum de discussions " permettait les conversations à partir d'emails reçus, dans Ms Teams, les emails reçus sur la boite email de groupe sont automatiquement partagés dans le fil de conversations ;
Alors qu'avec SharePoint et Outlook, il fallait Ajouter une APP de type Liste de tâches, dans Ms Teams, il y a Planner, le planificateur de tâches, mode gestion de projet Kanban, qui possède comme Ms Teams, sa propre APP téléphonique pour les collaborateurs en situation de mobilité.
Comment partager une liste de contacts ? Commençons l'exploration de l'intégration entre MS Teams et SharePoint !
Puisque Ms Teams adresse désormais les usages collaboratifs simples, quelle complémentarité existe-t-il avec SharePoint, qui doit permettre d'adresser les usages collaboratifs avancés ?
Imaginons maintenant que, dans le cadre d'un projet important, vous souhaitez partager la liste des contacts chez le client. Pour cela, vous aurez besoin du site SharePoint sous-jacent et de procéder comme suit :
Cliquer sur le bouton de fonctionnalités "Connecter avec Outlook" de votre liste de contacts SharePoint (sur l'onglet classique)
Dans Teams, ajouter un onglet Site Web et coller l'URL de votre liste de contacts
De la même manière, sans aucun développement, vous pouvez ajouter l'onglet Site Web permettant de pointer sur n'importe quelle page SharePoint. Par conséquent, les applications créées SharePoint sont déployables dans Ms Teams !
Les applications créées SharePoint sont déployables dans Ms Teams !
Dans le livre de "SharePoint à Teams", j'explique qu'à partir de fichiers Excel, de bases de données Access ou d'anciens formulaires Word, il est possible de créer de petites applications bureautiques "Métiers" dans SharePoint
Les listes et bibliothèques SharePoint sont personnalisables en termes de "colonnes" et vous pouvez ensuite créer des pages SharePoint, dans lesquelles vous utiliserez des affichages "User-Centric" ?
Ces applications transforment des fichiers, que beaucoup d'organisations ont assimilé à du "Shadow-IT interne", en applications de données chargées dans le SQL de votre SharePoint comme autant d'occasions réussies de lutter contre ce type de "Shadow-IT".
Teams, SharePoint, Office 365, autant d'occasions pour lutter contre le Shadow-IT, sujet que je vous propose d'explorer dans le prochain billet.
