Comment SharePoint peut venir au secours de la gouvernance des équipes Ms Teams
Avec Ms Teams qui fonctionne de base en mode libre-service au niveau de la création des équipes (la très grande majorité des locataires/ Tenants Microsoft 365 continuent de fonctionner sur ce mode), il n'est pas rare d'inventorier, pour 500 utilisateurs, 400 équipes Teams créées depuis le début du COVID. Comment ne pas reproduire dans Ms Teams le phénomène d'infobésité qui a nui à l'approche de serveurs de fichiers ?
Comme je l'écrivais dans un précédent billet sur mon autre blog consacré à l'adoption de SharePoint : SharePoint peut dire "merci !" à Ms Teams car on n'a jamais autant utilisé de sites SharePoint collaboratifs depuis que l'on crée des équipes Teams. A contrario, Ms Teams peut désormais "renvoyer l'ascenseur" à SharePoint pour voir le déploiement de GED d'organisation et ainsi clarifier sa propre gouvernance de l'information avec les deux cas d'usage suivants :
Il vaut mieux gérer les documents archivés sur un site SharePoint dédié à l'archivage plutôt que dans une équipe Ms Teams ;
Il vaut mieux gérer le référentiel d'organisation sur un site SharePoint dédié à la publication plutôt que dans une équipe Ms Teams.
Il vaut mieux gérer les documents archivés sur un site SharePoint dédié à l'archivage plutôt que dans une équipe Ms Teams
Même si un administrateur Ms Teams sait qu'une équipe Ms Teams peut être supprimée, il ne le fait évidemment pas dès lors qu'il repère la présence de fichiers dans le site SharePoint sous-jacent. La fonctionnalité d'archivage d'équipe Ms Teams est moins connue (mise en lecture seule) mais elle ne réduit pas le volume d'équipe Ms Teams ou de site SharePoint.
L'administrateur Teams doit être en mesure de proposer une solution alternative aux propriétaires :
Supprimer les fichiers, si les documents ne présentent plus aucun intérêt et s'ils ne font pas l'objet d'une règle de conservation réglementée ?
Stocker les fichiers dans un autre emplacement dédié à l'archivage, s'ils possèdent encore un quelconque intérêt ou s'ils font l'objet d'une règle de conservation réglementée ?
Cela tombe bien : SharePoint est l'outil de gestion électronique de documents de Microsoft 365 et il possède des fonctionnalités d'archivage.
Il vaut mieux gérer le référentiel d'organisation sur un site SharePoint dédié à la publication plutôt que dans une équipe Ms Teams.
Comme Ms Teams est habité par un esprit collaboratif, par conséquent, propriétaire, membre et invité (ce dernier s'il accède au site SharePoint) possèdent, par défaut, des droits d'édition sur les documents. Etant donné qu'il est possible de modifier les droits sur les dossiers et les fichiers, de manière à les mettre en lecture, cela reviendrait alors à mettre en place une équipe de contributeurs ou d'archivistes et la majorité des autres accédant à l'équipe accéderaient aux fichiers uniquement en lecture seule. Utiliser une équipe à l'échelle de l'organisation ou un canal partagé entre équipes basées sur l'organisation pourrait alors convenir… Cependant… plutôt que de proposer aux utilisateurs de votre référentiel documentaire l'onglet Fichiers d'une équipe Teams et l'expérience de recherche Ms Teams, je préférais concevoir une expérience utilisateur SharePoint beaucoup plus riche. Outil de gestion de documents de Microsoft 365, SharePoint possède par conséquent des fonctionnalités de gestion électronique de document, de publication et de recherche supplémentaires par rapport à Ms Teams.
C'est la raison pour laquelle les projets de GED, publication et/ou archivage, trouvent leur place dans SharePoint.
Bref rappel sur les fonctionnalités de GED de SharePoint
Dans SharePoint comme dans tout outil de gestion électronique de documents, on trouvera des fonctionnalités comme l'historique des versions ou l'utilisation de métadonnées descriptives. Je n'ai pas choisi par hasard ces deux fonctionnalités parmi les autres car je classe les fonctionnalités de ces outils suivant deux catégories : les fonctionnalités servant à gérer le cycle de vie des documents (l'historique des versions) et celles au service du classement des documents (les métadonnées descriptives, vous l'aurez déduit). Les outils de gestion de documents les plus évolués permettent de mettre en place des règles de gestion, plus ou moins automatisées pour assister leurs utilisateurs.
SharePoint est un serveur de fichiers amélioré, dans le sens où le logiciel de stockage propose des fonctionnalités supplémentaires par rapport à un serveur de fichiers. Comme un serveur de fichiers ne possède pas ce type de fonctionnalités, les utilisateurs utilisent les noms de dossier pour classer et gérer le cycle de vie des documents. Par conséquent, on y retrouvait tous les usages tirés du déploiement de la bureautique : espaces de stockage personnel, espaces collaboratifs, archives… mais moins des référentiels de publication. La raison est qu'un référentiel de publication a besoin non seulement de partager des documents mais aussi de communiquer aux utilisateurs des informations de contexte, liées à l'utilisation de ces documents.
La personnalisation des pages SharePoint permet la mise en place de notifications de publications ciblées et des filtres de recherche.
Avec ou sans Viva Topics, SharePoint peut prendre à sa charge la gestion des documents de référence et d'archives
On peut optimiser son usage de SharePoint et y déployer une GED au service des organisations. Cela permettra de simplifier l'expérience utilisateur de Ms Teams sur la durée et d'assurer une meilleure gouvernance de l'information.
Et notez que si vous êtes intéressé par les fonctionnalités de Viva Topics (licence Microsoft supplémentaire), vous obtiendrez une application supplémentaire et un chatbot qui vous permettront de faire le lien avec les documents gérés sur le site SharePoint.
