Réussir une bonne adoption de Ms Teams ne se fera pas "tout seul"

Mis à jour : 1 oct. 2019

Comme expliqué dans le premier billet, Ms Teams relègue SharePoint à des usages collaboratifs avancés, le champ libre lui étant laissé pour des usages collaboratifs simples : on trouve ainsi à côté du fil de conversation, devenu une évidence, une bibliothèque de documents et cet ensemble de pages Wiki qui ressemble vaguement à 1 OneNote simplifié.


Pour autant, contrairement à la première impression que certains pourraient s'en faire, l'adoption de Ms Teams ne se fera pas "toute seule", en utilisant la fameuse méthode de type "je fournis et je prie". Cette méthode a d'ailleurs déjà démontré toutes ses limites : peut-être l'avez-vous déjà essayé, par le passé, lors du déploiement de Yammer ou de SharePoint en mode self-service collaboratif ?


Généralement, après le pic d'intérêt généré par l'opération de lancement de pareils outils, vous risquez de faire le constat suivant : au mieux, la solution rend service à une part non significative de la population globale de vos utilisateurs, pour échanger quelques fichiers sur un projet éphémère de collaboration, parfois transverse, au sein de vos services.


Or, la population-cible de Ms Teams correspond à l'ensemble des utilisateurs travaillant chaque jour à l’aide de la suite Microsoft Office, soit près d'un milliard de personnes. La difficulté de porter la solution à l'échelle-cible est de parvenir à aller à l'encontre de 25 années d'habitude bureautique, marquées par la domination du PC, du serveur de fichiers et de la boite e-mail sur tout autre outil collaboratif.


Les utilisateurs passent ainsi une grande partie de leur temps de travail à traiter des e-mails et des pièces jointes, des tâches, des réunions et des contacts, réalisant de façon manuelle un travail de communication de leur activité et de coordination. Ms Teams consacre l'idée que le Modern WorkSpace a besoin d'un espace collaboratif conversationnel, construit par groupe de travail, le fameux concept-clé utilisé lors de la conception des solutions SharePoint : ainsi, Ms Teams permettra à ses utilisateurs de retrouver tous les actifs informationnels ciblés sur le sujet précis de la collaboration (1).


J'en profite pour saluer ici mon confrère et ami Sébastien Paulet qui m'a inspiré cette diapo !


Pour amorcer une adoption réussie de Ms Teams, la première étape va donc consister à accompagner la prise de conscience de ces habitudes et de ces travers en termes de productivité organisationnelle.


J'ai rejoint le groupe onepoint en 2016, attiré par ses méthodologies disruptives : je propose à mes clients de faire ce travail dans le cadre d'un "Astronaute Office 365" spécialement dédié à Ms Teams : c'est un atelier d'Open Innovation ponctué de jeux sérieux aidant les acteurs à intégrer la nécessité de changer et de mettre en place les conditions favorables, qui permettront d' "investir du temps pour en gagner" (comme l'écrit, Christophe Coupez dans son ouvrage "Le digital interne en entreprise").


Le prochain billet est consacré à la présentation du kit d'adoption de Microsoft et ce que j'y apporte comme complément, au-delà de l'"Astronaute 365".


(1) Cf. pages 32 à 36 "

Adopter SharePoint sans développer | tome 1 : Mon Digital WorkSpace avec SharePoint"

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