Nouveautés 2020 dans la gouvernance de MS Teams : les Analytics de Teams

Le côté permanent ou éphémère d'une équipe créée dans Teams n'est pas toujours bien présent dans l'esprit d'un utilisateur au moment de la création. Il en devient le propriétaire et est le seul à pouvoir fermer l'équipe. Sans cette prise de conscience, beaucoup d'équipes risquent de rester ouvertes dans un état d'abandon.

Pour pallier ce risque, Microsoft propose actuellement un dispositif en 2 points :

- Une page d'Analytiques pour un administrateur Office 365 ou un administrateur Teams (les administrateurs SharePoint, Exchange et lecteur de rapports également) à partir desquelles ils peuvent ordonner la liste des équipes par date de dernière activité ou créer et exporter des rapports d'activité par utilisateur, par type de périphérique, par événement en direct…

- Une option disponible en souscrivant AAD Premium 1 (image ci-dessous) qui permet d'associer une date limite d'utilisation pour les Office Group, qui s'inspire de façon assez partielle du dispositif de stratégies de sites existant depuis l'édition 2013 de SharePoint (1).

Cette fonctionnalité, disponible uniquement pour l'administrateur Office 365 ou l'administrateur AAD, n'était pas très emballante car elle ne permettait pas de s'appuyer sur une stratégies de nommage des Teams qui seraient créés en self-service par les utilisateurs.

Disons-le clairement : la bataille des chiffres qui l'oppose à Slack (le nombre de Teams ouvert…) dans sa communication Marketing n'incitait pas Microsoft à faciliter la fermeture des Teams.

Néanmoins les nouveautés 2020 sont bien là pour faciliter la gestion de la fin de vie de ces Teams.

La première d'entre elles concerne la publication des analytics d'activité de Teams, à l'instar des analytics de site dans SharePoint (la page d'utilisation de site, disponible via le contenu de site Modern, ci-dessous, ou les paramètres de site "classique" pour les versions Server).

J'en profite pour indiquer que je regrette la disparition des Analytics de bibliothèque dans le monde Modern en ce mois de février 2020.

Pour consulter la page de statistiques d'activité dans une équipe (ci-dessous), tout utilisateur (propriétaire, membre ou invité) va trouver la page Analytique après avoir cliqué sur Gérer l'équipe.

Ces analytics d'activités permettent de remonter au plus loin sur les 3 derniers mois.

Pour un propriétaire qui n'aurait aucune idée de l'activité dans son équipe, l'information centralisée sur cette page reprend finalement l'activité qui se déroulerait dans chaque canal, étant donné que toutes ces informations sont issues du Graph Microsoft.

Les développeurs pourraient aller chercher très précisément et sur des plages de dates de 180 jours le détail de ce qui se passe via l'API Rapports et publier des tableaux de bord personnalisés via Power BI.

Cette nouveauté est déjà déployée en ce début 2020 sur les Tenants européens.

Par contre, la vraie nouveauté en est uniquement au stade de l'annonce et concerne un mécanisme de gouvernance inédit mais précieux dans l'approche en libre-service des espaces collaboratifs : inédit car les sites SharePoint n'ont jamais bénéficié de cette fonctionnalité auparavant.

Le mécanisme que je vous décris se base tout logiquement sur les Analytics d'activité qui vont servir à déclencher la fin de vie lorsqu'il n'y aura plus d'activité dans l'équipe : n'ayant pas encore vu ni testé cette nouveauté, je peux imaginer qu'un message prévenant les propriétaires devraient leur être envoyé… sur leur boite e-mail ou… un message dans le canal Général de l'équipe mais qui compterait "pour du beurre" en termes d'activité ?

Je ne sais pas mais je m'appuie sur les paramètres de stratégie de site SharePoint pour imaginer ce mode opératoire et j'imagine, toujours sur cette base, qu'il sera proposé aux propriétaires de repousser la suppression ou l'archivage (mise en lecture seule que seul l'administrateur Teams peut actuellement déclencher manuellement).

Enfin, nous pouvons également espérer que l'administrateur Teams soit également informé par ce précieux mécanisme pour gérer les cas où les propriétaires ne seraient plus présents dans l'A.D.

Toutes ces fonctionnalités font renforcer les dispositifs que j'ai décrits dans mon livre paru à la rentrée 2019 : "SharePoint, Teams une gouvernance efficace".