"Monsieur - Madame Office 365" et la gouvernance Teams
Dans le cadre de la mise en place de Ms Teams au sein d'une organisation, il peut arriver qu'au détour d'une formation utilisateur ou administrateur Teams, le sujet de la gouvernance entière de la plateforme Office 365 surgisse.
Ahhh, la gouvernance, un des "incontournables" malheureusement souvent pris par-dessus la jambe si vous me permettez l'expression.
Certains qui me suivent déjà depuis l'an dernier savent combien ce sujet m'est cher : j'ai publié un livre de 200 pages l'an passé sur la gouvernance de SharePoint et de Teams, deux progiciels collaboratifs qui peuvent fonctionner plus ou moins en libre-service.
La mise en place d'une bonne gouvernance pour ces 2 outils est indispensable mais ce ne sont pas les seuls que l'on va devoir finalement adresser parce que Ms Teams est un catalyseur d'autres logiciels Office 365 avec une importance-clé dans la lutte contre le Shadow-IT (1).
Surtout, la problématique de l'organisation de la gouvernance général d'Office 365 et de ses rôles d'administrateur spécialisés se pose pour clarifier le champs des responsabilités de chacun.
Ensuite, il faudra vérifier la bonne "adoption" des centres d'administration qui s'imbriquent parfois entre eux (Teams, SharePoint et OneDrive par exemple), qui bénéficient ou non de la facilitation que représentent les groupes Office 365 pour gérer les utilisateurs (SharePoint, Teams, Stream, Forms…).
Les missions de mise en place de la gouvernance dans Office 365 se déroulent généralement sur 5 jours : c'est le temps minimal nécessaire pour mettre en place le plan de gouvernance générale, les rôles et matrices de responsabilités et de compétences des 3 plans de gouvernance opérationnelle (garantie de la mise en condition opérationnelle), applicative (responsable de la qualité de l'expérience utilisateur) et fonctionnelle (responsable de l'adoption utilisateur).
C'est la raison pour laquelle, en rétropédalant à partir des questions de gouvernance, il peut arriver que l'on se rende compte que la vision du déploiement à l'échelle-cible des futurs outils collaboratifs doit devenir un sujet après avoir migré les e-mails dans Exchange Online en approche "migration technique invisible pour mes utilisateurs".
L'adoption de Ms Teams (avec son magasin d'application et ses possibles stratégies) et des autres outils collaboratifs n'a généralement pas fait l'objet d'une stratégie partagée avec les utilisateurs !
L'adoption de Ms Teams ne fait pas souvent l'objet d'une stratégie partagée avec les utilisateurs !
C'est une déclinaison très personnelle pour chaque organisation que de trouver la juste convergence entre ses usages et sa plateforme Office 365 avec des cas d'utilisation bien ciblés.
C'est cette convergence par les usages qui doit primer sur le reste : cela ne signifie pas pour autant que le sujet de la gouvernance doit être occulté mais il doit être géré comme un impératif organisationnel et non comme un objectif.
La gouvernance doit être traitée comme un impératif organisationnel et non comme un objectif
Une bonne gouvernance est une recherche d'équilibre entre la gouvernance opérationnelle, applicative et fonctionnelle, cette dernière incluant la gouvernance des données sensibles.
En effet, le sujet de la gouvernance de la donnée sensible doit être adressée, dès la définition de la vision d'adoption de la plateforme d'Office 365, de manière à se mettre en capacité de lever les éventuels craintes, freins et obstacles que l'on traitera à travers l'adoption des centres sécurité et conformité.
Tous ces points peuvent donc surgir à partir d'une mission sur l'adoption de MS Teams, s'ils n'ont pas été traités en amont, ce qui peut ralentir la démarche car il va falloir coucher sur le papier le nom du responsable fonctionnel du programme d'adoption Office 365 et des parties prenantes engagées dans ces ateliers, avant de devenir un sujet permanent, une sorte de programme de transformation, porté par la gouvernance fonctionnelle et soutenu par la gouvernance opérationnelle et applicative.
Les acteurs de la gouvernance opérationnelle et applicative sont généralement faciles à identifier ; c'est plus compliqué de prendre conscience et de trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle.
Il faut trouver un "Monsieur-Madame Office 365" en charge de l'adoption fonctionnelle
Ce nouveau rôle peut ainsi représenter des enjeux de pouvoir ; comme je l'ai encore partagé la semaine dernière avec une de mes clientes, je ne pense pas que ce rôle doit être dévolu à une fonction déjà existante dans l'organisation : pas la DRH, pas la communication, pas l'informatique car toutes ces fonctions de support sont des parties prenantes dans la mise en œuvre et risquerait d'être juge et partie.
Je vois actuellement apparaitre bon nombre de création de poste de "petit chef de projet 0365" mais la dimension de ce rôle-clé l'amène, selon moi, à présider un comité de gouvernance qui devra rendre des comptes au comité d'exécutif de l'organisation, au travers d'indicateurs d'adoption.
Une fois que cette nouvelle fonction a été attribuée, le "Madame-Monsieur Office 365" (l'inversion est ici un indicateur de parité ;) ), devra se pencher sur la gouvernance des utilisateurs et des contenus dans la suite des logiciels collaboratifs (Teams et son complément SharePoint qui vous permettra de proposer des applications "Métier" (2), Kaïzala, Yammer, Stream, Planner, Forms...) mais aussi la gouvernance des solutions personnalisées au travers de la Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI), des outils tiers ou des développements spécifiques, avec le responsable de la gouvernance applicative.
Le plan de gouvernance Office 365 aura donc pour but de s'assurer que la bonne personne effectuera la bonne action au bon moment, écrivais-je déjà dans mon livre : "SharePoint, Teams : une gouvernance efficace". (3)
Mes clients n'échappent donc pas à la mise en place de liste d'actions précises en lien avec :
Des matrices de responsabilité
Des contenus et des formations
Des métriques et des contrôles
Le plan de gouvernance constituera ainsi le référentiel pour toute action de correction, d'adaptation et d'évolution des paramètres des outils O365 et des solutions personnalisées déployées.
Une conduite du changement pour accompagner toutes les parties prenantes du plan de gouvernance
L'approche que j'utilise est séquencée en 3 étapes pour imaginer, fixer et rendre actionnable le futur modèle de gouvernance :
1. Découvrir
2. Définir
3. Valider
Comme indiqué plus tôt, ce passage nécessaire à la bonne gouvernance d'O365 peut lever des besoins de formation supplémentaires, ce que j'adresse par la suite dans une troisième phase, comme un accompagnement au changement pour nos chères équipes d'administrateur Office 365 :
- Administrer Teams et les autres outils collaboratifs Office 365 liés
- Administrer les centres de sécurité et de conformité d’Office 365
- Formation PowerShell pour administrer Office 365
Donc n'oubliez pas : après l'atelier de définition des usages cibles et avant le déploiement effectif des licences, pensez à la mise en place de la gouvernance, de manière à éviter de nourrir le sentiment de prendre le risque que votre Digital WorkPlace Office 365 ne se "transforme en cour de récréation (4)" pour certains de vos utilisateurs et soit ignoré par la majeure frange de la population-cible…
(1) Cf. billet https://www.adopteunteams.com/post/série-office-365-contre-le-shadow-it-episode-2-ms-teams-contre-le-shadow-it
(4) Expression que m'a laissé lui emprunter un responsable de déploiement Office 365 éclairé, Gaël, un de mes contacts rencontré lors d'un de mes passages à Bordeaux, lequel je l'espère se reconnaîtra ;)
