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Covid-19 et Ms Teams : l'occasion d'améliorer vos pratiques collaboratives ?

Mis à jour : mars 23

Ms Teams semble devenir, pour les organisations, un atout indispensable dans le contexte de crise sanitaire mondiale que nous connaissons depuis plusieurs jours.

Or, vous savez peut-être déjà que les Chinois qualifient toute crise comme un passage, celui d'une opportunité de convertir un danger en bien.

La dimension mondiale de confinement physique forcé (1 milliard de personnes confinées ce dimanche) et celle d'un monde numérique complètement globalisé produit, en ce printemps 2020, une page toute aussi inédite que paradoxale dans l'histoire de l'Humanité.

Ms Teams dans le plan de continuité d'activité

Et dans ce contexte, Ms Teams figure déjà pour les organisations les plus éclairées dans le plan de continuité d'activité comme outil de communication et de collaboration pour ses fantastiques facultés à regrouper les fonctionnalités de Skype for business, Outlook, SharePoint mais tellement d'autres...

Alors oui : lundi 16 mars, le service Ms Teams a rencontré des problèmes techniques et certains ont endossé le tentant costume de détracteur... Mal leur en a pris car Microsoft apporta une réponse adaptée en 2 temps :

1. Assistance technique sur vraisemblablement l'annuaire Azure Active Directory, qui avait du mal à absorber le flux de nouveaux venus,

2. Publication du nombre de ces nouveaux venus ; pour bien comprendre de quoi il s'agit en termes de flux, je vais indiquer les données officielles au format numérique plutôt qu'en lettres pour mieux vous faire prendre la mesure du nombre de "0" : au 32.000.000 d'utilisateurs sont venus s'ajouter 12.000.000 de nouveaux venus ! Microsoft France annonçait ce vendredi en réunion Partenaires exceptionnelle que Ms Teams avait connu une multiplication de son volume d'utilisateurs sur ses Data Centers en France de 700 % !

Ceci explique cela... Quel autre service dans le monde était dans la capacité de répondre à pareille sollicitation ? Microsoft est confiant dans l'extensabilité (scability en anglais) de son service puisque qu'il propose même des licences gratuites pour les 6 prochains mois.


Même pas peur !


Une pensée spéciale pour les élèves français


Vient ensuite le sujet de l'adoption efficace de Ms Teams pour toutes les organisations, celles qui débutent évidemment mais également celles qui n'avaient jusqu'alors pas pris le sujet de l'adoption de Ms Teams de façon professionnelle.

Vous noterez que, comme la plupart du temps d'ailleurs, j'ai utilisé le terme organisation car je ne pense pas qu'aux entreprises. Et en cette fin de première semaine de confinement, je ne peux m'empêcher d'avoir une pensée spéciale pour le mammouth de l'Education nationale et son dispositif gaulois. Ce ne sont pas des expressions sympathiques et je trouve cela absolument adapté.

Je ne vais pas polémiquer longtemps dans ce billet sur le fait que notre système d'éducation ne fait pas de nos enfants des citoyens numériques intégrés. Croire qu'un smartphone ou une console de jeux mettent nos enfants dans les meilleures dispositions pour s'intégrer au monde professionnel, je vous laisse en juger. Personnellement, je réfute régulièrement l'idée que la conduite du changement regarde plutôt les populations senior des organisations ; les plus jeunes générations sont également à considérer dans les dispositifs de transformation digitaux.

Ma douce colère vient surtout du fait de l'inégalité de traitement des élèves dans cette crise : l'absence d'uniformité quant aux logiciels et aux pratiques pédagogiques est scandaleuse au-delà du fait que le dispositif n'est pas géré comme il devrait l'être en termes de respect des cadres de sécurité et de légalité (on fait un bilan RGPD ?) lorsque l'on laisse les enseignants faire s'inscrire les élèves sur des plateformes non certifiées... Même si la France n'est pas la seule dans cette situation, j'ai un peu honte et j'espère que les profs, leur académie et le ministère auront la décence d'adresser le problème avec l'objectif premier de rétablir la justice de traitement de chacun de ses petits pensionnaires. J'ai engagé onepoint, mon employeur, dans le dispositif d'accompagnement officiel de Microsoft pour l'éducation (j'indique mes coordonnées en bas de cet e-mail).


Je suis prêt à mouiller la chemise pour nos plus jeunes citoyens.


Vient maintenant le sujet de l'adoption efficace de Ms Teams !

Revenons à l'adoption de Ms Teams qui est également devant nous. Je vous détaille maintenant comment j'ai adapté le programme de mes prochaines semaines pour aider au mieux mon écosystème dans cette crise.

Je mets en place un plan onepoint en 5 points :

  • Je me propose à toute organisation de l'accompagner pour "Commencer Ms Teams en 3 jours" ;

  • J'organise des webinars gratuits d'1 heure sur le thème du télétravail (communication à suivre), comme bon nombre d'initiatives de qualité qui ont lieu par ailleurs car, comme écrit plus haut, l'adoption doit être prise dans un contexte plus particulier que d'ordinaire, la majorité d'entre nous travaillant de la maison, les journées de travail n'étant plus rythmées pour l'essentiel que par des réunions virtuelles (ces réunions devant être régies de différentes manières en fonction de leur objectif d'information, de brainstorming, de formation...) ;

  • Un plan d'accompagnement des utilisateurs qui dépasse le dispositif traditionnel trop limité de partage de liens sur internet (Microsoft fournit des contenus de qualité de formation et de FAQ) car les professionnels de la conduite du changement savent que cela ne suffit pas ! Les utilisateurs n'aiment pas devoir chercher et attendent néanmoins qu'on apporte rapidement des réponses précises à leurs problèmes : Hotline, Chatbot, les 2 ? À vous de me dire !

  • Un catalogue de formation pour 3 types de public : pour les utilisateurs bien sûr, pour les formateurs/support/relais et enfin pour les administrateurs de Ms Teams ;

  • Enfin, si votre organisation ne débute pas forcément sur Ms Teams, si vos utilisateurs sont déjà sur Ms Teams mais que vous sentez le moment propice pour accélérer vers une adoption plus efficace, alors je vous propose une formule d'accompagnement pour piloter cette phase d'accélération ; elle va permettre non seulement d'assurer le dispositif en termes de sécurité, de conformité et de gouvernance mais surtout d'identifier les cas d'usage avancés que votre organisation a besoin de mettre en place pour être encore plus efficace et améliorer l'expérience utilisateur !

N'hésitez donc pas à me contacter @ f.poireau@groupeonepoint.com

Bon courage

#RestezChezVous

#PrenezSoinDeVosProches

#NOubliezPasVosCollègues

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